home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Best of Shareware / Best of PC Windows Shareware 1.0 - Wayzata Technology (7111) (1993).iso / mac / DOS / DATABASE / GSMATE / INSTRUCT < prev    next >
Text File  |  1992-10-17  |  128KB  |  3,235 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.                                     GIRL SCOUTMATE
  27.  
  28.                                           by
  29.  
  30.  
  31.                                     Kevin Coleman
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.                         Copyrighted(c) by Kevin Coleman, 1992
  37.                                  All Rights Reserved
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.                                   Table of Contents
  72.  
  73.  
  74.         General Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  75.  
  76.         Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  77.  
  78.         Start Up  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  79.  
  80.         Main Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  81.              Add Scout  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   6
  82.              Add Adult/Leader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    12
  83.              Modify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  84.                   Global Update . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    14
  85.                   Erase Unawarded Badges Marks  . . . . . . . . . . . .    14
  86.              Delete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    14
  87.              Query Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    15
  88.              Print  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    16
  89.                   Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    17
  90.                   Permission Slips  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    18
  91.                   Envelope/Label Printing . . . . . . . . . . . . . . .    19
  92.                   Roster  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    20
  93.                   Phone List  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    21
  94.                   Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    21
  95.                   Printing of Records . . . . . . . . . . . . . . . . .    21
  96.                   Select Pages Menu   . . . . . . . . . . . . . . . . .    21
  97.                   Printer Status Screen . . . . . . . . . . . . . . . .    22
  98.                   Select Names Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . .    23
  99.              Mail Merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    24
  100.              Customized Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    27
  101.              Troop Inventory Module . . . . . . . . . . . . . . . . . .    27
  102.              Book Inventory Module  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    30
  103.              Financial Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    32
  104.              Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    34
  105.              Notes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    35
  106.              Utilities  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    36
  107.                   Choose Active Troop . . . . . . . . . . . . . . . . .    36
  108.                   Pack Records  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    37
  109.                   Undelete Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    37
  110.                   Export/Import Records . . . . . . . . . . . . . . . .    38
  111.                   Backup Files  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    39
  112.                   Defaults/Updates  . . . . . . . . . . . . . . . . . .    39
  113.                   Delete Bridge Files . . . . . . . . . . . . . . . . .    40
  114.              Quit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    40
  115.  
  116.         Appendices
  117.  
  118.              Appendix A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    41
  119.              Appendix B . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    43
  120.              Appendix C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    46
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.                                  General Information
  138.         UPDATED INFORMATION
  139.  
  140.         There  may be  a  file included  on  the Girl  Scoutmate  disk called
  141.         readme.  Print out this  file by typing copy readme prn:  and hitting
  142.         enter or read the file by typing type readme and hitting enter.  This        file  contains any  updated  information not  in  the Girl  Scoutmate
  143.         manual.
  144.  
  145.                                                                                      _____________________________________________________________________
  146.  
  147.                                  LICENSING AGREEMENT
  148.         COPYING
  149.         This package is licensed only to the person to whom it is registered.
  150.         No other  copies, except as  stipulated under  Backup Copies, may  be
  151.         made without the express written consent of Kevin Coleman.
  152.         BACKUP COPIES
  153.  
  154.         Backup copies may be made as seen fit.  However, registered copies of
  155.         GIRL  SCOUTMATE may not  be copied for  distribution to other persons
  156.         without  the  express written  consent  of  Kevin Coleman  except  as        stipulated under Copying.
  157.  
  158.         LIMITED WARRANTY
  159.  
  160.         This  software is warranted to the original purchaser of this product        that the software programs will be free from defects in materials and
  161.         workmanship  for ninety  days from the  date of  purchase.  Defective
  162.         media  that have  not been  subjected to  misuse, excessive  wear, or
  163.         damage due  to carelessness  may be  returned during  that ninety-day
  164.         period and replaced without charge.
  165.         Following the ninety-day period, defective media will be replaced for        a fee of $10.
  166.  
  167.         I specifically disclaim all  other warranties, expressed or  implied,
  168.         including but  not limited to  implied warranties of  merchantability
  169.         and fitness for a particular  purpose.  In no event shall I be liable        for any loss of profit or any other damage including but not  limited
  170.         to special, incidental, consequential or other damages.
  171.  
  172.         This agreement  shall be construed,  interpreted and governed  by the
  173.         laws of the state of New York.
  174.         Use of  this program  indicates that you  have accepted the  terms of
  175.         this agreement.
  176.  
  177.                                                                                      _____________________________________________________________________
  178.         TECHNICAL SERVICE
  179.  
  180.         All correspondence should be mailed to: 
  181.  
  182.                                  Kevin Coleman
  183.                                  P.O. Box 210574                                 Bushwick Finance Station
  184.                                  Brooklyn, N.Y. 11221-0010
  185.  
  186.         For phone support, call  (718) 919-2082 24 hours a day/7 days a week.
  187.         If an answering  machine picks up,  leave a brief  message with  your
  188.         name, number and registration number and someone will get back to you        as soon as possible.
  189.  
  190.         I can also be reached  via Prodigy   (ID #: HRTD86A)  and Compuserve 
  191.         (ID #: 76270,1115).
  192.  
  193.  
  194.                                         - 1 -
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.                                      Installation
  204.         In order to use GIRL  SCOUTMATE, you must first run the  installation
  205.  
  206.         program.  The installation program will copy and make the appropriate
  207.         files on  your disk  as well  as making  a  configuration file  which
  208.  
  209.         contains  the  necessary information  to  run GIRL  SCOUTMATE.   GIRL
  210.         SCOUTMATE  can  be run  from  both floppy  and  hard  drives, however
  211.  
  212.         running  from a hard drive (if you have one) is strongly recommended.
  213.         To run  installation, first  put  your GIRL  SCOUTMATE disk  in  your
  214.  
  215.         floppy drive and  type INSTALL  (make sure  the active  drive is  the
  216.         floppy drive).
  217.  
  218.         This program will create  your configuration and all  files necessary
  219.         to run GIRL SCOUTMATE.
  220.  
  221.         Step 1: Choose the  drive that you are installing from (the drive the
  222.         GIRL SCOUTMATE  disk is in).  GIRL  SCOUTMATE will automatically pick
  223.  
  224.         the  current  default path.    If the  GIRL  SCOUTMATE disk  is  in a
  225.         different drive, erase the current line and type in the correct drive
  226.  
  227.         and path.
  228.         Step 2: You will be asked to input the  path where the GIRL SCOUTMATE
  229.  
  230.         master files should  be copied to.   This will  be the program  path.
  231.         This will be where you will be running GIRL SCOUTMATE from (never use
  232.  
  233.         the original disk).   A default path will  already be shown.   If you
  234.         wish  to change it, put the drive  letter and the path (ex. c:\gsmate
  235.  
  236.         or e:\troop\scout\files).   Make sure that  you do not leave  out the
  237.         drive letter and colon.   If you leave these out, the directories may
  238.  
  239.         be improperly created.  If these directories do not exist, they  will
  240.         automatically  be  created.    Note  that  you  cannot  install  GIRL
  241.  
  242.         SCOUTMATE  to the same directory that the  master files are in.  Also
  243.         note that  if you  are using a  floppy disk(s),  the disk(s) MUST  be
  244.  
  245.         formatted.
  246.         Step 3:  You will be asked if you wish Girl Scoutmate to be installed
  247.  
  248.         on two separate floppy  disks.  This is  for floppy disk drive  users
  249.         only.   The default is No.   Y and  N (yes and no,  respectively) are
  250.  
  251.         your choices  for this  option.   This will put  the executable  file
  252.         (only needed in the beginning) on one disk, and the rest of the files
  253.  
  254.         on another.
  255.         Step  4: You will  be asked  for the printer  port.   The choices are
  256.  
  257.         LPT1:, LPT2:,  COM1:, COM2: and  No Printer.   If you  do not  have a
  258.  
  259.  
  260.                                         - 2 -
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.         printer then select No Printer otherwise select the appropriate port.
  270.         If you select No Printer,  then you will only  be able to print to  a
  271.  
  272.         file.
  273.         Step 5: The next question is how many lines per page your printer is.
  274.  
  275.         Enter a number from 1 to 99 lines.  The default is 54.
  276.         Step 6:  You will now be asked whether you  wish to keep a history of
  277.  
  278.         the Troop Inventory Module.   The history will keep track of the item
  279.         number, who the  item was lent to, the  date lent, date due  and date
  280.  
  281.         returned and also any comments which were put in.  The history can be
  282.         viewed  from  the  Troop  Inventory  menu.    See  page  27 for  more
  283.  
  284.         information.  Y and N (yes and no, respectively) are your choices for
  285.         this option.
  286.  
  287.         Step 7:  You will now be asked whether you  wish to keep a history of
  288.         the  Book Inventory Module.  The history  will keep track of the item
  289.  
  290.         number, who the  item was lent to,  the date lent, date  due and date
  291.         returned and also any comments which were put in.  The history can be
  292.  
  293.         viewed  from  the  Book  Inventory  menu.    See  page  31  for  more
  294.         information.  Y and N (yes and no, respectively) are your choices for
  295.  
  296.         this option.
  297.         Step  8: Finally, you will be asked to  enter the number of the first
  298.  
  299.         troop to be kept track of.
  300.         That's it.   GIRL  SCOUTMATE will  now be installed.   The  necessary
  301.  
  302.         files  will  be  created  or  copied  from  the  main  disk  to  your
  303.         destination path (or floppy disk(s)).
  304.  
  305.         After this, a message confirming the success of the installation will
  306.         be shown and  you will be returned to the DOS  prompt.  If there were
  307.  
  308.         any  errors, they  will  be shown.   Refer  to Appendix  A  for error
  309.         messages/solutions.
  310.  
  311.         When the  installation is complete, you will  automatically be put in
  312.         your GIRL SCOUTMATE directory.  Type in GS.  You will then be brought
  313.  
  314.         to the title screen.  Hit return for the main menu.
  315.         Changing   installation  information:      To   change  the   current
  316.  
  317.         installation  settings or  copy  the  program  files to  a  different
  318.         directory,  run the  installation program  again.   For  program disk
  319.  
  320.         path, erase the information in that field and hit return.  When asked
  321.         for  the destination  where the GIRL  SCOUTMATE files  should be put,
  322.  
  323.         choose  the directory  that the  GIRL SCOUTMATE  files  are currently
  324.  
  325.  
  326.                                         - 3 -
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.         residing in.  For  the next three items (Printer Port, lines per page
  336.         and Troop Inventory History), choose the  appropriate selections (you
  337.  
  338.         can change them if you desire (i.e. if your printer port changed from
  339.         COM1:  to  LPT1:,  choose  LPT1:  when  asked  for  the  printer port
  340.  
  341.         selection).  After your selections are  complete, GIRL SCOUTMATE will
  342.         notify you  that the configuration  file exists and  will bring  up a
  343.  
  344.         menu.
  345.         The menu options are as follows:
  346.  
  347.         [1] Move files  to a different directory:  this option allows you  to
  348.         move the GIRL  SCOUTMATE files from  the current directory  to a  new
  349.  
  350.         one.   If  you select  this option,  you will be  asked to  enter the
  351.         directory that  files should be transferred to.   After selecting the
  352.  
  353.         directory, all of the  files will be copied from the old directory to
  354.         the  new one and the configuration file  will be updated with the new
  355.  
  356.         information (including  the new directory).  After  this is done, the
  357.         new directory  will be  verified for any  errors.   If there are  any
  358.  
  359.         errors, check Appendix A.
  360.         NOTES: The old directory will not be deleted.
  361.  
  362.         [2]  Update   configuration  file:  this   option  will  update   the
  363.         configuration file with the new information you supplied.
  364.  
  365.         [3]  Abort  Installation: this  option  will  exit  the  installation
  366.         without updating any files.
  367.  
  368.                                         Index
  369.         The main data base is indexed for a reason.  The index is loaded into
  370.  
  371.         memory  at the start  of the program  and manipulated in  memory, and
  372.         upon termination of the program, the  index is rewritten to disk.  If
  373.  
  374.         no index  is found at the time  the program is run a  new one will be
  375.         created.   This will take only a  few moments (depending on how large
  376.  
  377.         the database is).  When a record  is being searched for, the index is
  378.         used.  This results  in much greater speed.   Also, the index  is the
  379.  
  380.         file that is sorted, not the actual record file.  The main reason the
  381.         index is  used is to  lessen the chance  of the main data  file being
  382.  
  383.         corrupted.  The more the main data file is used, the  more the chance
  384.         it  will be  corrupted.    This is  unlikely  though  it can  happen.
  385.  
  386.         Imagine reading, sorting,  and re-writing a  large number of  records
  387.         with  large amounts  of information many  times during  each session.
  388.  
  389.         This is asking for trouble.  The index contains the record number and
  390.  
  391.  
  392.                                         - 4 -
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.         name of  each record and is sorted  by the name.  Not  only is this a
  402.         convenience because of faster  program performance, but also  because
  403.  
  404.         it  saves wear  and tear  on your  hard drive  from deleting  and re-
  405.         writing large files (info.dat) many times and also helps prevent file
  406.  
  407.         corruption.
  408.                                        Overlays
  409.  
  410.         GIRL  SCOUTMATE uses overlays in order to require the least amount of
  411.         system memory  possible.   The  overlay file  keeps portions  of  the
  412.  
  413.         program on disk until that part of the program is needed, and then it
  414.         is  loaded into memory.  All of  the printer routines (print and mail
  415.  
  416.         merge),  view  record  and  modules  (troop  inventory,  finance  and
  417.         calendar)  are kept  in the  overlay.   If you  have enough  EXPANDED
  418.  
  419.         memory (approximately 250K), then the entire overlay file (containing
  420.         all of the overlays) will automatically be loaded into it and instead
  421.  
  422.         of  loading  an overlay  from  disk when  it  is needed,  it  will be
  423.         retrieved   from  the  expanded   memory  which   results  in  faster
  424.  
  425.         performance.
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.                                         - 5 -
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.                                        Start Up
  468.         Anytime you wish to start  using GIRL SCOUTMATE, first change to  the
  469.  
  470.         GIRL SCOUTMATE directory and  type GS.  After a few seconds, you will
  471.         be taken to the title screen.  The title screen contains the software
  472.  
  473.         copyright information.  To advance to the main menu, hit any key.  If
  474.         you  are using two floppy disks, switch  to your second disk and then
  475.  
  476.         hit a key.
  477.                                       Main Menu
  478.  
  479.         The main menu  contains the  various things  you can  do within  GIRL
  480.         SCOUTMATE.   A menu item can be chosen by pressing the letter next to
  481.  
  482.         the item or moving  the cursor to the  appropriate item using the  Up
  483.         and Down arrow keys and pressing the Enter key.
  484.  
  485.                                     [A] Add Scout
  486.         The Add  command allows  you to enter  the information  for a  scout.
  487.  
  488.         There are twenty-two  pages of information  for each scout  (and some
  489.         pages  contain  more   than  one  section).     To  go   between  the
  490.  
  491.         pages/sections,  use the [Page Up] and  [Page Down] keys; to save the
  492.         record, press the [F10] key and to abort (not save) the record, press
  493.  
  494.         the [ESC] key.   Each field is delimited by brackets  (< and >).  You
  495.         can move between  fields using the  Up, Down, [Ctrl-Left]  and [Ctrl-
  496.  
  497.         Right] cursor keys and the [TAB] and [Shift TAB] keys.  You have full
  498.         featured editing  features.  When  entering/changing information  you
  499.  
  500.         can use the left  and right cursor keys, insert and delete keys, etc.
  501.         to perform  their appropriate functions.  Also,  for certain sections
  502.  
  503.         (Bridging, Other Awards,  and all Badges  and Patches), you  can mark
  504.         whether the  badge has  been  awarded yet  (and print  out  "grocery"
  505.  
  506.         lists).   This is useful  for knowing how many  badges to buy for the
  507.         next  awards ceremony,  etc.   To  do this,  move the  cursor  to the
  508.  
  509.         appropriate  item and hit [ALT-G].  This  will put a NA (Not Awarded)
  510.         mark next to the  badge to signify that  it hasn't been awarded  yet.
  511.  
  512.         To remove the NA, simply hit [ALT-G] again.
  513.  
  514.  
  515.         The first  page deals with the scout's personal information.  On this
  516.         first  page, there  are three  sections.   The first  section is  the
  517.  
  518.         scout's personal information.  This section records GSUSA ID, Number,
  519.         Name, Address (2  lines), City, State,  Zip Code, Home  Phone Number,
  520.  
  521.         Work Phone Number,  School, Grade, Date of Birth, Alternate Emergency
  522.  
  523.  
  524.                                         - 6 -
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.         Contact  and phone  number and  Comments (three  lines  available for
  534.         Comments).
  535.  
  536.         The second section is the scout's registration information.   You can
  537.         enter in the dates that the scout joined each level.
  538.  
  539.         The third  section is the scout's Medical  Information.  This section
  540.         tracks Physician's name and phone number, shot information, allergies
  541.  
  542.         and medical comments.
  543.         NOTES:  In the  upper left  hand corner,  the record  number  will be
  544.  
  545.         shown.
  546.  
  547.  
  548.         The second  page records Parental/Guardian information (space for two
  549.         parents or  guardians).  The fields  for these two parts  include the
  550.  
  551.         Parent/Guardians' Name, Home Address, Phone Number, Work Phone Number
  552.         and  Comments  (two   lines).    Note  that  when   you  are  on  the
  553.  
  554.         address/phone number fields  for either of  the parents, you  can hit
  555.         [CTRL-C] to copy  the scout's address  information into the  parents'
  556.  
  557.         fields.
  558.         NOTES: Whenever entering a  date (i.e. birth date or  later on, dates
  559.  
  560.         badges were earned, etc.)  the format is MM/DD/YY (M for month, D for
  561.         day  and Y for year).  You do  not have to enter the slashes (i.e. if
  562.  
  563.         the birth date is September 5, 1972, you can enter 090572).  Entering
  564.         a date in an  improper format will cause  an error message to  occur,
  565.  
  566.         the proper format of  date entry will be shown on the  screen and you
  567.         will be asked to re-enter the date.
  568.  
  569.  
  570.         The third page deals with advancement and consists of Positions held,
  571.  
  572.         Dates  the Bridges  were earned, and  the requirements  completed for
  573.         each Bridge.
  574.  
  575.         Positions held is the  first part of this  page.  The positions  held
  576.         allows up to  nine positions to  be entered along  with the date  the
  577.  
  578.         position was started and the date the position was terminated.  Enter
  579.         the number of the Position held or  hit [F2] to list all positions.  
  580.  
  581.         Pressing [Page Down] will move the cursor to the Bridging subsection.
  582.         When entering  a bridge, if incomplete,  put the date the  bridge was
  583.  
  584.         last updated (a new requirement  was earned) or if complete, put  the
  585.         date the bridge was earned.  After that, you are asked to  put in a C
  586.  
  587.         or I for Complete or Incomplete.  The initial setting for each bridge
  588.  
  589.  
  590.                                         - 7 -
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.         is Incomplete.   If the  bridge is  incomplete, a window  will appear
  600.         with the requirements of the patch.   Move the cursor with the up and
  601.  
  602.         down cursor keys.   If the requirement is  complete, type Y when  the
  603.         cursor is  next to  the completed requirement.   A  Y will appear  to
  604.  
  605.         signify  that  the requirement  was  completed.   If  the requirement
  606.         wasn't  completed yet, a - will  be next to the  requirement.  If you
  607.  
  608.         want to change a requirement marked complete to not complete move the
  609.         cursor to the requirement  and type N.  If the requirements go beyond
  610.  
  611.         one screen, then  a down cursor will appear in the  right line of the
  612.         box.  Simply use the down cursor (and up cursor to go to the previous
  613.  
  614.         requirements -  an up cursor will appear in the right line of the box
  615.         signifying there are previous requirements) to go through the list of
  616.  
  617.         requirements.  After selecting all of the completed requirements, hit
  618.         [F10] to remove the window and save the updated bridge information or
  619.  
  620.         [ESC] to remove the window without updating the bridge information.
  621.  
  622.  
  623.         The fourth page consists  of the Try-It Badges.  Each try-it badge is
  624.         listed with the date earned  next to it.   When you hit [ENTER],  the
  625.  
  626.         requirements for that  badge will be  listed.  For  each requirement,
  627.         you  can enter  Y  or  N.    If  a try-it  badge  has  four  or  more
  628.  
  629.         requirements complete, an * will appear next to the badge.  Hit [F10]
  630.         to save  the requirement information or [ESC]  to exit without saving
  631.  
  632.         the requirement information.
  633.  
  634.  
  635.         The  fifth through seventh pages  consists of the Proficiency badges.
  636.         There is room  for up to one  hundred and twenty  proficiency badges.
  637.  
  638.         This  is in  case  you add  any proficiency  badges later  on.   Each
  639.         proficiency badge  entry consists  of the  number of the  proficiency
  640.  
  641.         badge,  the  status of  the proficiency  badge, requirements  for the
  642.         badge and  the date  earned/last  updated.   To enter  a  proficiency
  643.  
  644.         badge, you  have to  enter the badge's  number.   The numbers are  in
  645.         Appendix B.  Also, by pressing [F2], the proficiency badge  list will
  646.  
  647.         be shown (and  can be scanned  using the Page  Up, Page Down, Up  and
  648.         Down  Cursor keys,  or hitting  the first  letter of  the proficiency
  649.  
  650.         badge).   If  you do  not wish  to choose  a proficiency  badge after
  651.         selecting  to look  at the  list, go  to  the bottom  of the  list by
  652.  
  653.         pressing  [END]  and choose  NONE.    If  you  press  escape  when  a
  654.  
  655.  
  656.                                         - 8 -
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.         proficiency  badge is  highlighted, it will  still be  chosen.  After
  666.         entering  the number and  pressing ENTER, you  will be  asked for the
  667.  
  668.         proficiency badge status.   You can enter only  an I (for incomplete)
  669.         or a C (for  Complete).  If you  attempt to enter another  character,
  670.  
  671.         you will not be able  to advance to the  next field.  After  entering
  672.         the status of the  badge, you can then mark off the requirements that
  673.  
  674.         the scout completed for  that badge.  Finally, you can then enter the
  675.         date that the badge was last updated (or earned).
  676.  
  677.         NOTES:  To traverse  the proficiency badge lists, [F5] and  [F6] will
  678.         move to the left and right fields respectively.  This is done because
  679.  
  680.         the left and  right cursor keys  are already used  to do the  editing
  681.         when entering information.  The Up and Down Cursor keys will traverse
  682.  
  683.         the numbers on that page.  Also, when entering the date, you must end
  684.         input  with either  [ESC] or  [RETURN].   If you  attempt to  press a
  685.  
  686.         different key, a  buzzer will sound.   Actual requirements  aren't in
  687.         the program.   The program knows how many requirements  there are for
  688.  
  689.         the  badge and will leave a  space for you to check  off next to each
  690.         requirement number  (i.e. if there are 3  requirements, there will be
  691.  
  692.         three spaces  named Requirement #1,  Requirement #2, and  Requirement
  693.         #3).
  694.  
  695.  
  696.         The  eight  and ninth  pages  contain the  Interest  Project Patches.
  697.  
  698.         There is room  for up to seventy-five interest project  patches to be
  699.         entered.  This is  in case you add any interest project patches later
  700.  
  701.         on.  Each interest  project patch entry consists of the number of the
  702.         interest project patch,  the status  of the  interest project  patch,
  703.  
  704.         requirements  for the  patch and  the date  earned/last updated.   To
  705.         enter a interest project patch, you have to enter the patch's number.
  706.  
  707.         The numbers are in  Appendix B.  Also, by pressing [F2], the interest
  708.         project  patch list will be shown (and  can be scanned using the Page
  709.  
  710.         Up,  Page Down, Up and Down Cursor  keys, or hitting the first letter
  711.         of the  interest project patch).   If  you do  not wish  to choose  a
  712.  
  713.         interest project patch after selecting to look at the list, go to the
  714.         bottom of  the list by pressing [END] and choose  NONE.  If you press
  715.  
  716.         escape when a interest project patch is highlighted, it will still be
  717.         chosen.  After entering  the number and  pressing ENTER, you will  be
  718.  
  719.         asked for the interest project patch status.  You can enter only an I
  720.  
  721.  
  722.                                         - 9 -
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.         (for incomplete)  or a  C (for Complete).   If  you attempt to  enter
  732.         another character, you will not be able to advance to the next field.
  733.  
  734.         You  will then be  allowed to enter  the requirements that  the scout
  735.         completed  for the patch.  Finally, you  can then enter the date that
  736.  
  737.         the badge was last updated (or earned).
  738.         NOTES:   To traverse the interest  project patch lists, [F5] and [F6]
  739.  
  740.         will move to the  left and right fields  respectively.  This is  done
  741.         because the left  and right cursor  keys are already  used to do  the
  742.  
  743.         editing when entering information.  The Up  and Down Cursor keys will
  744.         traverse the numbers on that page.  Also, when entering the date, you
  745.  
  746.         must end  input with  either [ESC] or  [RETURN].   If you attempt  to
  747.         press  a different  key, a  buzzer will  sound.   Actual requirements
  748.  
  749.         aren't in the program.  The program knows how many requirements there
  750.         are for the patch and will leave a space for you to check off next to
  751.  
  752.         each requirement number (i.e. if there are 3 requirements, there will
  753.         be three spaces named Requirement #1, Requirement #2, and Requirement
  754.  
  755.         #3).
  756.  
  757.  
  758.         The  tenth  page contains  Other  Recognition  Information.    Daisy,
  759.         Brownie,  Junior, Cadette  and Senior  Recognitions are  contained on
  760.  
  761.         this page as well as Service Training Bars.  Some of the Recognitions
  762.         (and all of  the Service Training  Bars) have requirements  stored on
  763.  
  764.         disk.    If the  badges  requirement is  on  disk then  when  you hit
  765.         [ENTER],  the requirements for  that badge will be  listed.  For each
  766.  
  767.         requirement, you can enter Y or N.  Hit [F10] to save the requirement
  768.         information  or  [ESC]  to   exit  without  saving  the   requirement
  769.  
  770.         information.   If the badge's requirements  is not on disk,  then you
  771.         will be able to enter a comment for that badge.
  772.  
  773.  
  774.         Page  eleven  records Cadette  Service  Hours Information.    You can
  775.  
  776.         record the date the service was performed, type of service, number of
  777.         hours  and what the service was  used towards.  There  is room for 20
  778.  
  779.         entries.
  780.  
  781.  
  782.         Page twelve records Cadette Training Information.  You can record the
  783.         date the training was acquired, type of training, number of hours and
  784.  
  785.         what the training was used towards.  There is room for 20 entries.
  786.  
  787.  
  788.                                         - 10 -
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.         Page thirteen records Cadette Leadership Activities Information.  You
  798.         can  record the date  of the  activity, type  of activity,  number of
  799.  
  800.         hours and what the  activity was used towards.  There  is room for 20
  801.         entries.
  802.  
  803.  
  804.         Page fourteen  records Senior  Service  Hours Information.   You  can
  805.  
  806.         record the date the service was performed, type of service, number of
  807.         hours and what  the service was used towards.   There is room  for 20
  808.  
  809.         entries.
  810.  
  811.  
  812.         Page fifteen records Senior Training Information.  You can record the
  813.         date the training was acquired, type of training, number of hours and
  814.  
  815.         what the training was used towards.  There is room for 20 entries.
  816.  
  817.  
  818.         Page sixteen records Senior  Leadership Activities Information.   You
  819.         can record  the date  of the  activity, type  of activity,  number of
  820.  
  821.         hours and what the activity  was used towards.  There is  room for 20
  822.         entries.
  823.  
  824.  
  825.         Page seventeen is  the Events Attended  Information.  You  can record
  826.  
  827.         the event date and name.  There is room for 40 entries.
  828.  
  829.  
  830.         The eighteenth  page records camping information.   On this page, you
  831.         can  record the date, camp name, number  of days and comments.  There
  832.  
  833.         is room for 20 entries.
  834.  
  835.  
  836.         Page nineteen  consists of Patrol,  Other Awards and  Group/Projects.
  837.         Use the up and down cursor keys to cycle through the fields.  When on
  838.  
  839.         the  patrol field, enter the number of  the patrol from the list (not
  840.         the actual patrol number)  of the patrol the scout is currently in or
  841.  
  842.         hit [F2] to show a list  of patrols for you to pick from.  Enter 0 if
  843.         the  scout does not belong to  any patrol.  When  on the Other Awards
  844.  
  845.         fields, you can enter the up to ten awards.  Enter the name  and date
  846.         of each award.  The final part of this section is the Groups/Projects
  847.  
  848.         that this scout is  involved in.  Enter the code of the Group/Project
  849.         and the  position  that the  scout holds.    To bring  up a  list  of
  850.  
  851.         Group/Projects that you currently have defined, hit [F2].   Note that
  852.  
  853.  
  854.                                         - 11 -
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.         Group/Projects and Patrols are defined in the Utilities Section.
  864.  
  865.  
  866.         Page twenty is  the Dues screen.   There can be  up to 54 entries  on
  867.         this screen.   Each entry  allows a date  and the amount  paid to  be
  868.  
  869.         entered.  Near the top of the screen, the sum of all of the dues paid
  870.         is shown.  Again, the  [F5] and [F6] keys will move the cursor to the
  871.  
  872.         left and right columns respectively.
  873.         If you  hit [F1] on  this screen, you can  delete a column.   This is
  874.  
  875.         very useful  when all of  the 54 entry  spaces are full.   Instead of
  876.         manually deleting each  entry in a  column, hitting [F1]  will do  it
  877.  
  878.         automatically.   Simply hit  [F1] and  enter the column  you wish  to
  879.         delete.    Hit Y  to  confirm the  deletion  and the  column  will be
  880.  
  881.         deleted.  If  you do not   wish to delete  the column, hit N  and the
  882.         column deletion will be aborted.
  883.  
  884.  
  885.         The final page, number twenty-one, is the scout note pad.  Each scout
  886.  
  887.         record will have it's  own note pad.   The text editor is  loaded and
  888.         then notes can be  added, deleted, printed, etc.   For information on
  889.  
  890.         how to use the  text editor consult page 35.   To exit from  the note
  891.         pad,  if you wish to save the notes,  hit [F7] and hit enter.  If you
  892.  
  893.         do not wish to save the note pad changes, hit [F1] and type Y.
  894.         After exiting  the record notes, an option screen will appear.  [ESC]
  895.  
  896.         will return you  to the main  menu without adding  the record to  the
  897.         database,  [Page Up] will take you back  to the Dues Screen and [F10]
  898.  
  899.         will save the record.
  900.         There is a maximum of 150 scout records.
  901.  
  902.         NOTES: When  you hit [ESC]  to abort to  the main  menu, you will  be
  903.         asked if you are sure that  you wish to abort.  Hit Y if  you wish to
  904.  
  905.         go to the main menu or N to continue adding a scout.
  906.                                  [B] Add Adult/Leader
  907.  
  908.         This option allows you  to enter information for adult leaders.   The
  909.         adult leader record consists of three pages of information.
  910.  
  911.         The following  fields on  the  first page  are  in the  adult  leader
  912.         record: name, home address (2 lines), home city, home state, home zip
  913.  
  914.         code, home phone number, business address (2 lines), city (business),
  915.         state (business), zip code and phone number (business), positions (up
  916.  
  917.         to four), and 2 lines for comments.  When on the position fields, you
  918.  
  919.  
  920.                                         - 12 -
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.         can hit [F2] to list all adult positions.
  930.         NOTES: In  the  upper left  hand corner,  the record  number will  be
  931.  
  932.         shown.  
  933.         The  second page  contains training information.   You  can enter the
  934.  
  935.         training date, name, and hours.  There is room for 20 entries.
  936.  
  937.  
  938.         The third page consists of Other Awards and Group/Projects.
  939.         The first  part of this section is the Other  Awards fields.  You can
  940.  
  941.         enter up to  fifteen awards.  Enter the name and  date of each award.
  942.         The final part of this section is the Groups/Projects that this adult
  943.  
  944.         is involved in.  Enter the code of the Group/Project and the position
  945.         that the adult  holds.  To bring up a list of Group/Projects that you
  946.  
  947.         currently  have  defined,  hit  [F2].    After  entering  all  of the
  948.         information, hit [F10].  To get back to the main menu, hit [ESC].
  949.  
  950.         There is a maximum of 100 adult/leader records.
  951.         NOTES: When  you hit  [ESC] to abort  to the main  menu, you  will be
  952.  
  953.         asked if  you are sure that you wish to abort.   Hit Y if you wish to
  954.         go to the main menu or N to continue adding a scout.
  955.  
  956.                                       [C] Modify
  957.         The Modify option allows you to change an existing record.  Under the
  958.  
  959.         modify option, you can change actual record information, perform  the
  960.         Global Updates or Erase Unawarded Badges Marks.
  961.  
  962.         When selecting this  option, a menu will appear.   Choose whether you
  963.         wish  to modify a scout or an  adult leader's record.  After choosing
  964.  
  965.         the appropriate selection,  a second menu will appear.   If you chose
  966.         to modify  a scout's  record, five options  will appear on  the menu.
  967.  
  968.         The first three options allow you to choose the way in which you wish
  969.         to select the record which is to be modified.  You can either type in
  970.  
  971.         the name, type in the record number or see a list of the names in the
  972.         database.  If you  choose to select a  record by name, case  does not
  973.  
  974.         matter.   Also, you  do not have  to enter in  the entire name.   For
  975.         example, if you wish to choose a record for scout Johnson, Tammy, you
  976.  
  977.         could enter in  jo and GIRL  SCOUTMATE will choose  that name.   GIRL
  978.         SCOUTMATE  will choose  the first  record matching  the specification
  979.  
  980.         that  you enter, so if you had two  or more scouts with the last name
  981.         Johnson, you would have  to enter in  more characters to ensure  that
  982.  
  983.         the correct record is selected.  If you enter an invalid name (a name
  984.  
  985.  
  986.                                         - 13 -
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.         not in  the database) or invalid  record number, an error  will occur
  996.         and you will be returned to the menu.  After choosing the record, the
  997.  
  998.         record  will be  retrieved and  changes can  be made.   The  keys for
  999.         scrolling  through the  windows and  fields are  the same as  the ADD
  1000.  
  1001.         option.  To save the changes, hit [F10] and  to abort the changes hit
  1002.         [ESC].
  1003.  
  1004.         NOTES: If a record is marked for deletion, a message will be shown on
  1005.         the last line of the first page.
  1006.  
  1007.         The Global Update allows  you to do "batch" updates on  the database.
  1008.         By choosing  this option (#4), you can  enter perform "batch" updates
  1009.  
  1010.         for Try-Its, Proficiency Badges, Interest Project Patches and Dues.
  1011.         For the Badges and  Patches, you will first be asked whether you wish
  1012.  
  1013.         to  update  all or  selected  scouts.   After  choosing  your desired
  1014.         selection, you will be asked to choose the badge/patch that you  wish
  1015.  
  1016.         to be  added to  the selected records.   Next, you  will be  asked to
  1017.         enter the  requirements that the scouts completed.   Lastly, you will
  1018.  
  1019.         be asked to enter the date that the requirements were completed.
  1020.         For the Global Dues Update, you will be asked to enter the date to be
  1021.  
  1022.         inserted  in  each record.    If the  date  is invalid,  you  will be
  1023.         notified and asked to enter a valid date.  Each record (starting with
  1024.  
  1025.         number one) will  then be loaded  into memory and  you will be  taken
  1026.         right to the Dues Screen.  The new date will be inserted in the first
  1027.  
  1028.         available spot.   If no spot  is available, the  first field will  be
  1029.         highlighted, but the new date  will NOT be inserted.  If you  wish to
  1030.  
  1031.         make an entry,  enter the information and  hit [F10].  If you  do not
  1032.         want to make any changes, erase the inserted date and then hit [F10].
  1033.  
  1034.         If you want to abort the Global Dues Update, hit the [ESC] key.
  1035.         If you  choose Erase  Unawarded  Badges Marks  (#5), all  badges  and
  1036.  
  1037.         awards  marked as Unawarded will be marked as Awarded in ALL records,
  1038.         so make sure you print out a list before you select this option.
  1039.  
  1040.         If  you chose to modify an adult  leader's record, all of the options
  1041.         above,  except  the Global  Dues  Update and  Erase  Unawarded Badges
  1042.  
  1043.         Marks, will  appear.  After modifying the record, hit [F10] to update
  1044.         the record or [ESC] to abort to the main menu.
  1045.  
  1046.                                       [D] Delete
  1047.         This  option allows you to  delete a record in the  database.  If you
  1048.  
  1049.         wish to erase a record then this is the option to select.
  1050.  
  1051.  
  1052.                                         - 14 -
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.         A menu will appear  allowing you to select whether you wish to delete
  1062.         a  scout's record or an adult leader's  record.  Once you select your
  1063.  
  1064.         choice, a second menu will appear allowing you to choose how you wish
  1065.         to select the record you  wish to delete.  You can  enter the desired
  1066.  
  1067.         record by name, record number or select from a list.
  1068.         If you choose to see the database list, you can  select more than one
  1069.  
  1070.         scout.   Mark each scout that you wish  to delete with the space bar.
  1071.         Hit [ENTER] when you are finished marking scouts.
  1072.  
  1073.         If  you choose  to select  a record  by name,  case does  not matter.
  1074.         Also, you do not have  to enter in the entire name.   For example, if
  1075.  
  1076.         you wish to choose a record for scout Johnson, Tammy, you could enter
  1077.         in jo and GIRL  SCOUTMATE will choose that name.  GIRL SCOUTMATE will
  1078.  
  1079.         choose the first record matching the specification that you enter, so
  1080.         if you  had two or more scouts with  the last name Johnson, you would
  1081.  
  1082.         have to enter in more characters to ensure that the correct record is
  1083.         selected.  If an invalid name or invalid record number is entered, an
  1084.  
  1085.         error message will appear and you will return to the menu.
  1086.         Confirmation  of the deletion(s) is  necessary.  Enter  Y to mark the
  1087.  
  1088.         record(s) for deletion or N to abort  to the main menu.  Notice  that
  1089.         the record(s) are marked  for deletion.  In case you change your mind
  1090.  
  1091.         later,  you can undelete the record.   By choosing Y, you are marking
  1092.         the  record(s) for  deletion so that  when you pack  the records, the
  1093.  
  1094.         record(s) will  be deleted permanently.  Until  you pack the records,
  1095.         however, the  record(s)  will still  be in  the database  and can  be
  1096.  
  1097.         viewed, printed, etc.  After the deletion(s) occur, the  program will
  1098.         return to the main menu.
  1099.  
  1100.         NOTES:  Packing and undeleting are covered in the Utilities Section.
  1101.                                   [E] Query Database
  1102.  
  1103.         Option E on the main menu allows you to query the database.
  1104.         Querying allows you to ask the database to print names of scouts that
  1105.  
  1106.         meet (or don't meet)  a certain criteria (such as Who Earned the Food
  1107.         Fun  Try-It? Who  Didn't Attend Camp  Alamo? Who  Didn't Pay  Dues on
  1108.  
  1109.         05/15/92? What Scout's Are Currently Cadettes?).
  1110.         You can  query  the  following items:  Try-Its,  Proficiency  Badges,
  1111.  
  1112.         Interest Project Patches,  Other Awards, Events,  Camping Activities,
  1113.         Bridges, Dues Date, Position Held, Patrol and Group/Projects.
  1114.  
  1115.         Try-It: Enter the Try-It number or hit [F2] to bring up a list.
  1116.  
  1117.  
  1118.                                         - 15 -
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.         Proficiency Badge: Enter the Proficiency Badge number or hit  [F2] to
  1128.         bring up a list.
  1129.  
  1130.         Interest Project Patch:  Enter the Interest  Project Patch number  or
  1131.         hit [F2] to bring up a list.
  1132.  
  1133.         Other Award: Type in the (partial) name of the other award.
  1134.         Event: Type in the (partial) name of the event.
  1135.  
  1136.         Camping Activity: Type in the (partial) name of the camping activity.
  1137.         Bridge: Select the Bridge to query for.
  1138.  
  1139.         Dues Date: Type in the date to query for.
  1140.         Position Held: Enter the  position number or hit  [F2] to bring up  a
  1141.  
  1142.         list.
  1143.         Patrol: Enter the Patrol number or hit [F2] to bring up a list.
  1144.  
  1145.         Group/Project: Enter the Group/Project code or hit [F2] to bring up a
  1146.         list.
  1147.  
  1148.         After you enter in the information, you  are asked if the query is to
  1149.         look  for TRUE  or  FALSE queries.   What  this asks  is  whether the
  1150.  
  1151.         computer is  to show  the names of  the scouts  that match (TRUE)  or
  1152.         don't match (FALSE) the query.  Example: If you  wanted to see all of
  1153.  
  1154.         the scout's that paid  dues on 05/15/92, you  would enter in  5/15/92
  1155.         for the date and enter TRUE.  If you wanted to see all of the scout's
  1156.  
  1157.         that DIDN'T pay dues  on 05/15/92, you would enter in 5/15/92 for the
  1158.         date and enter FALSE.
  1159.  
  1160.         After you are done, you are  asked if you want the results to  go the
  1161.         printer.   Hit Y if you want the printer status screen to appear or N
  1162.  
  1163.         to print the results on the screen.
  1164.                                       [F] Print
  1165.  
  1166.         Selection  of this  option allows  you to  print the  records in  the
  1167.         database, a variety of  reports, Permission Slips, Unawarded  Badges,
  1168.  
  1169.         Rosters, Phone Lists, the note pad and envelopes/labels.
  1170.         If there are no  records in the data  base, you will be  notified and
  1171.  
  1172.         returned to the main menu.
  1173.         The  first menu  appearing will be  whether you  wish to  print adult
  1174.  
  1175.         records, scout records or badge/patch lists.
  1176.         The adult  leader's menu has three choices on it.   You can print All
  1177.  
  1178.         Records,  Selected  Records or  Envelopes/Labels.   All  Records will
  1179.         print all of the adult records in the database, Selected Records will
  1180.  
  1181.         print records which you select to be printed (see page 23).  Choosing
  1182.  
  1183.  
  1184.                                         - 16 -
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.         envelopes/labels will bring  you to another menu.  The envelope/label
  1194.         printing option for adult leaders  is the same thing as printing  for
  1195.  
  1196.         scouts except the Select Recipient option is replaced with the Select
  1197.         Home/Business option.   This option (#3) lets  you choose whether the
  1198.  
  1199.         label/envelope is  to be  addressed  to the  adult leader's  home  or
  1200.         business  address (see page 19).   At the top of  the screen, it will
  1201.  
  1202.         show you which address will be printed on the envelope/label.
  1203.         After you finish selecting what you wish to print, the printer status
  1204.  
  1205.         screen will appear.   Hit a key to print the  information.  After the
  1206.         printing is complete, the main menu will reappear.
  1207.  
  1208.  
  1209.         The  Badge/Patch  lists  allow  you  to  print  Proficiency  Badge or
  1210.  
  1211.         Interest Project Patch lists.  Select the desired  list that you wish
  1212.         to print.  
  1213.  
  1214.         The  scout print  menu has  many more  options to  choose from.   The
  1215.         choices (in order) are: 1) Reports, 2) Permission Slips, 3) Unawarded
  1216.  
  1217.         Badges, 4)  Envelopes/Labels, 5) Roster, 6) Phone  List, 7) Note Pad,
  1218.         the eighth  and ninth  deal  with printing  the actual  records  (All
  1219.  
  1220.         records or Selected Records).
  1221.         Reports
  1222.  
  1223.              Advancement Progress Report
  1224.              The Advancement  Progress  Report will  print  out the  detailed
  1225.  
  1226.              bridge requirement screen of each scout.
  1227.              A  menu will  appear  asking  you  to choose  whether  you  want
  1228.  
  1229.              selected  or all  records.   If you  choose select  records, the
  1230.              select names menu will appear (see page 23).  After choosing the
  1231.  
  1232.              appropriate selection,  the printer  status screen will  appear.
  1233.              Hit a  key when your  printer is online.   After the Advancement
  1234.  
  1235.              Progress Report  is finished, you will return  to the main menu.
  1236.              If  a printer  error occurs while  printing out  the advancement
  1237.  
  1238.              progress report, reload  and reset the printer  and hit C.   The
  1239.              entire advancement progress report for the scout currently being
  1240.  
  1241.              printed will be reprinted in its entirety.
  1242.              Try-It's Badge Report
  1243.  
  1244.              The  Try-It's Badge  Report will  print out  a list  of Try-It's
  1245.              (along with the requirements completed) for each scout.
  1246.  
  1247.              Choose whether you  want to print the  report for all  or select
  1248.  
  1249.  
  1250.                                         - 17 -
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.              records.  Next, choose whether you wish to print ALL of the try-
  1260.              its or just the try-it's with one or more requirement completed.
  1261.  
  1262.              You will then be  taken to the Printer Status Screen.  Note that
  1263.              the date will  only be printed if  the scout completed  four (or
  1264.  
  1265.              more) requirements for the  try-it (which means that  she earned
  1266.              it).
  1267.  
  1268.              Interest Project Patch Report
  1269.              The Interest  Project Patch  Report  will print  out a  list  of
  1270.  
  1271.              Interest Project Patches for each scout.
  1272.              Choose whether you  want to print  the report for all  or select
  1273.  
  1274.              records.   Next, choose  whether you  wish to print  ALL of  the
  1275.              Interest  Project Patches  which are  complete OR  incomplete or
  1276.  
  1277.              just the Interest Project Patches which are completed.  You will
  1278.              then be taken to the Printer Status Screen.
  1279.  
  1280.              Proficiency Badge Report
  1281.              The   Proficiency  Badge  Report  will   print  out  a  list  of
  1282.  
  1283.              Proficiency Badges for each scout.
  1284.              Choose  whether you want to  print the report  for all or select
  1285.  
  1286.              records.   Next, choose  whether you  wish to  print ALL of  the
  1287.              Proficiency Badges which are complete OR  incomplete or just the
  1288.  
  1289.              Proficiency Badges which are completed.  You will then  be taken
  1290.              to the Printer Status Screen.
  1291.  
  1292.         Permission Slips
  1293.         This option allows you to print out permission slips to scouts.
  1294.  
  1295.         First,  select whether  you want permission  slips for  all or select
  1296.         records.   Next, the entry screen will  appear.  There are fields for
  1297.  
  1298.         the following: Activity, Dates, Destination, Departing From and Time,
  1299.         Returning To  and Time,  Adults Accompanying  Scouts, Cost, What  the
  1300.  
  1301.         money is for, Equipment Needed, Leader's  Emergency Contact and Phone
  1302.         Number,  Troop Number  and  Leader's  Phone  Number.   When  you  are
  1303.  
  1304.         satisfied with the  entries, hit [F10]  to go  to the printer  status
  1305.         screen.
  1306.  
  1307.         Unawarded Badges Report
  1308.         The Unawarded  Badges Report  will  print out  all of  the  unawarded
  1309.  
  1310.         badges in the database.
  1311.         After choosing this  option, the printer  status screen will  appear.
  1312.  
  1313.         Hit a key when  your printer is online.   After the Unawarded  Badges
  1314.  
  1315.  
  1316.                                         - 18 -
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.         Report is finished, you will return to the main menu.
  1326.                                Envelope/Label Printing
  1327.  
  1328.                                                                              
  1329.                                                                              
  1330.            Printing  : Labels                                                
  1331.            Records   : All                                                   
  1332.            Recipient : Scout at Home Address                                 
  1333.            Feed      : Continuous                                            
  1334.                                                                              
  1335.                                                                              
  1336.                                Labels/Envelope Print Menu (SCOUT)            
  1337.                                                                              
  1338.                                1  Print Labels                               
  1339.                                2  Print Envelopes                            
  1340.                                3  Single/Continuous Envelopes                
  1341.                                4  All Records                                
  1342.                                5  Select Records                             
  1343.                                6  Select Recipient                           
  1344.                                7  Done                                       
  1345.                                                                              
  1346.                                                                              
  1347.  
  1348.         This option allows you to print envelopes and labels.  
  1349.         In the upper right  hand corner will be  the status of your  options.
  1350.  
  1351.         Next  to Printing:,  it will  have the  item  which you  are printing
  1352.         (Labels or Envelopes)  and next to Records:, it will  have either All
  1353.  
  1354.         or Selected.    Next to  Recipient: shows  who the  recipient of  the
  1355.         envelope/label is and which address it is going to.  Choosing  option
  1356.  
  1357.         one sets the printing status to Labels.  Choosing option two sets the
  1358.         printing status  to Envelopes.  When printing  envelopes, you can put
  1359.  
  1360.         up  to five  lines to printed  in the  upper left hand  corner of the
  1361.         envelope  (a header).   If you  would like,  you can center  or right
  1362.  
  1363.         justify the  heading by putting in the  appropriate number of spaces.
  1364.         Move between the lines  with the up and down cursor keys.   Hit [F10]
  1365.  
  1366.         when  done typing in  the header.   Selection 3 allows  you to select
  1367.         either continuous or single envelopes.  When you select  this option,
  1368.  
  1369.         it asks whether you want to enter Y  if the envelopes are continuous,
  1370.         otherwise enter  N for single envelopes.   Labels must be continuous.
  1371.  
  1372.         When  you get to  the printer status  screen, if you  selected single
  1373.         envelopes, it will ask you to put an envelope in your printer and hit
  1374.  
  1375.         a key.  After an envelope is printed, you will be asked again to load
  1376.         an  envelope into  your printer  and hit  a key.   This  process will
  1377.  
  1378.         continue  until all  of  the envelopes  have  been printed.    If you
  1379.         selected continuous envelopes, put  the continuous envelopes in  your
  1380.  
  1381.  
  1382.                                         - 19 -
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.         printer and  hit a key.  Selection 4  will set the Records: option to
  1392.         ALL and selection 5 will allow you to select records that you wish to
  1393.  
  1394.         print.    Selection  6 allows  you  to choose  the  recipient  of the
  1395.         envelope/label.  You  can choose either the scout, parent/guardian #1
  1396.  
  1397.         or parent/guardian #2.  If you choose either of the parent/guardians,
  1398.         you will then have to choose which address to make the envelope/label
  1399.  
  1400.         out to.   You can choose  either the home  address or the  respective
  1401.         parent/guardian's business address.   If, for example, you  choose to
  1402.  
  1403.         send the envelope/label  to Parent/Guardian #1  at the home  address,
  1404.         next to Recipient: will be Parent/Guardian #1 at Home Address.   When
  1405.  
  1406.         you are  complete, select  number  7 (Done)  and the  printer  status
  1407.         screen will  appear and  after checking  your printer,  hit a  key to
  1408.  
  1409.         start.  When the  printing is complete, you  will return to the  main
  1410.         menu.
  1411.  
  1412.         NOTES:  The label  size supported  by GIRL  SCOUTMATE are 15x16"  X 3
  1413.         1/2".  This is a very common size.   You will have to experiment with
  1414.  
  1415.         lining up the  labels and envelopes  to get the  best position.   For
  1416.         labels, the optimum position  should be to cut  the last hole of  the
  1417.  
  1418.         previous label in half with the printer  bar.  Also do the same  with
  1419.         the continuous envelopes.   However, some  printers are different  so
  1420.  
  1421.         experiment to find the appropriate starting position.
  1422.         Roster
  1423.  
  1424.         Selection four from  the main print  menu will print  a roster.   The
  1425.         roster will print  the names, positions,  patrol and phone  number of
  1426.  
  1427.         all or selected  scouts.  You  can also choose  whether you want  the
  1428.         Roster to be printed in alphabetical or patrol order.  The default is
  1429.  
  1430.         Alphabetical.  If  you choose by Patrol, then you  can choose whether
  1431.         you want to  print each patrol on  a separate page (option  #3).  The
  1432.  
  1433.         default is All Patrols  on the Same Page.   Your current choices  are
  1434.         shown at the top of the screen.
  1435.  
  1436.         In  order for the Roster Printout to  print the current position of a
  1437.         scout, it is going to go backwards through the scout's positions held
  1438.  
  1439.         list,  and after finding one  taken, it is  going to see if  it has a
  1440.         Date From entered, but no Date To entered.  For example, if a scout's
  1441.  
  1442.         positions  held fields were  filled up to  eight (the  scout has held
  1443.         eight positions), Girl Scoutmate will look at number eight and see if
  1444.  
  1445.         the  Date To  field had  a date.   If  it doesn't,  then that  is the
  1446.  
  1447.  
  1448.                                         - 20 -
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.         scout's  current position.  If it does  have a date entered, then the
  1458.         scout does not have  a position at the  present time, and nothing  is
  1459.  
  1460.         printed for position.
  1461.         Phone List
  1462.  
  1463.         Selection five from the main print menu will print a phone list.  The
  1464.         phone list  will print the  names and  addresses of  all or  selected
  1465.  
  1466.         scouts and their parent/guardian's first names.  You can  also choose
  1467.         whether you  want the  Phone List  to be  printed in alphabetical  or
  1468.  
  1469.         patrol order.  The default is Alphabetical.  If you choose by Patrol,
  1470.         then  you can  choose  whether you  want to  print each  patrol  on a
  1471.  
  1472.         separate page (option #3).   The default is  All Patrols on the  Same
  1473.         Page.  Your current choices are shown at the top of the screen.
  1474.  
  1475.         Notes
  1476.         Selection six from the main print menu will print the GIRL  SCOUTMATE
  1477.  
  1478.         note pad.  If  the note pad doesn't exist, a  message will be printed
  1479.         on the screen and the program  will return to the main menu.   If the
  1480.  
  1481.         file  exists, the printer status screen  will appear and the note pad
  1482.         will be printed.
  1483.  
  1484.         Printing of Records
  1485.         Options  seven and eight on the main  print menu deal with the actual
  1486.  
  1487.         printing of records  in the database.   Option 7  (All Records)  will
  1488.         print  all records.   Option  8 (Select  records)  will allow  you to
  1489.  
  1490.         select which records to be printed.
  1491.         After choosing the appropriate option, the pages menu will appear and
  1492.  
  1493.         it is time  to choose whether all  of the pages or some  of the pages
  1494.         are to be printed.
  1495.  
  1496.                                                                              
  1497.                                                                              
  1498.                                                                              
  1499.                                      Select Pages Menu                       
  1500.                                                                              
  1501.                                 1  Select Page                               
  1502.                                 2  Unselect Page                             
  1503.                                 3  Load Default Page Selections              
  1504.                                 4  Save Default Page Selections              
  1505.                                 5  Clear ALL Page Selections                 
  1506.                                 6  Done                                      
  1507.                                                                              
  1508.                                                                              
  1509.                                                                              
  1510.                                                                              
  1511.                                                                              
  1512.  
  1513.  
  1514.                                         - 21 -
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.         Selection one and  two will bring up a list of pages.  Pages that are
  1524.         selected will  have an *  next to them.   Select or Unselect  them by
  1525.  
  1526.         hitting the number of the page.
  1527.         Selection three will load the default page selection.
  1528.  
  1529.         Selection  four will  save your page  selections in  the default page
  1530.         file.   This is useful if you  regularly print out certain pages, but
  1531.  
  1532.         not  all.  You will be asked to  confirm that you wish save your page
  1533.         selections.  Enter Y (yes) or N (no).
  1534.  
  1535.         Selection five will clear  all page selections.  You will be asked to
  1536.         confirm  that you wish to  clear all selections.  Enter  Y (yes) or N
  1537.  
  1538.         (no).
  1539.         After choosing  the pages, select Done and  the printer status screen
  1540.  
  1541.         will appear.  Line up your paper and hit a key to start printing.
  1542.         NOTES: if no pages are chosen, a message will appear stating that you
  1543.  
  1544.         chose no  pages and you  will be taken back  to the main  menu.  Also
  1545.         note that when printing, the detailed  bridge requirement information
  1546.  
  1547.         for the scouts  will not be  printed.  This  is what the  Advancement
  1548.         Progress  Report is  for.   Lastly, badges  and patches  that weren't
  1549.  
  1550.         awarded will contain a NA message next to them.
  1551.                                 Printer Status Screen
  1552.  
  1553.         The  Printer Status  Screen is  the screen  which appears  whenever a
  1554.         report is  being printed.  This  screens shows the  current status of
  1555.  
  1556.         the printer.  There are five codes that can be returned.
  1557.            Printing        - The data is being printed.
  1558.            Out of Paper    - The printer is out of paper.
  1559.            Printer Offline - The printer is either off or offline.
  1560.            Printer Busy    - The printer is printing something else.  The
  1561.                              program will wait its turn to print.
  1562.            Unknown Problem - Something else is wrong with your printer.
  1563.  
  1564.         If an error occurs (with the exception of Printer Busy),  the printer
  1565.         will reprint the ENTIRE current page.  If you wish to abort printing,
  1566.  
  1567.         type A and hit return otherwise reset the printer paper to the top of
  1568.         the page and type C and then hit return to print.
  1569.  
  1570.         This screen also allows you to choose how many copies of a report you
  1571.         would like to print as well as whether the report is to be printed to
  1572.  
  1573.         a file.
  1574.         If you  hit  [ALT-F], you  will  be asked  for  a  file name.    GIRL
  1575.  
  1576.         SCOUTMATE will then check to  see if that file  exists.  If it  does,
  1577.         you will  be  asked  to confirm  whether  you  want the  file  to  be
  1578.  
  1579.  
  1580.                                         - 22 -
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.         overwritten or  not.   Hit Y  to overwrite  the file  or N to  select
  1590.         another file name.  To abort to the main menu, hit [ESC].
  1591.  
  1592.         If you hit [ALT-C], then you will asked to enter the number of copies
  1593.         that you want printed.  Enter a number from 1 to 99.
  1594.  
  1595.         The printer status screen also shows the current copy  GIRL SCOUTMATE
  1596.         is printing as well as how many copies were requested.
  1597.  
  1598.         If  you selected  NO PRINTER in  the installation  program, a message
  1599.         will appear on the top of the screen notifying you that you  can only
  1600.  
  1601.         print to a file.  Regardless of what key you hit (except for [ESC] to
  1602.         abort  to the main menu or [ALT-C] for copies), you will be asked for
  1603.  
  1604.         a file name.
  1605.         NOTES: There has been some problems with GIRL SCOUTMATE  and printers
  1606.  
  1607.         when they  run  out of  paper  (or another  problem occurs)  and  the
  1608.         printer status  screen still says PRINTING.   If this problem occurs,
  1609.  
  1610.         simply  turn the printer off and back  on.  Leave the problem intact.
  1611.         For  example,  if you  run  out of  paper  and the  program  does not
  1612.  
  1613.         acknowledge this,  turn off your  printer and then  back on  with the
  1614.         PRINTER STILL OUT OF  PAPER.  GIRL SCOUTMATE will  then recognize the
  1615.  
  1616.         problem and then you can correct it.  Reload the paper to the  top of
  1617.         the page and GIRL SCOUTMATE will continue printing starting  with the
  1618.  
  1619.         entire page where the error occurred.
  1620.                                   Select Names Menu
  1621.  
  1622.         The  Select Names  Menu allows  you to  select certain  names in  the
  1623.         database to be printed.
  1624.  
  1625.                         What the Select Names menu looks like:
  1626.                                                                  
  1627.                                                                  
  1628.                               Select Names Menu                  
  1629.                                                                  
  1630.                               1 - Record Number                  
  1631.                               2 - Name                           
  1632.                               3 - List Names in Database         
  1633.                               4 - List Selected Names            
  1634.                               5 - Unselect Name                  
  1635.                               6 - Select Groups                  
  1636.                               7 - Select Patrols                 
  1637.                               8 - Done                           
  1638.                                                                  
  1639.                               Names Selected: 0                  
  1640.                                                                  
  1641.                                                                  
  1642.                                                                  
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.                                         - 23 -
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.         Option  1 allows you to  enter the record number  of the record to be
  1656.         added to the  selected names list.   If an  invalid record number  is
  1657.  
  1658.         entered, an error message  will appear.  Option 2 allows you to enter
  1659.         the name of the  scout to be added  to the selected names  list. Note
  1660.  
  1661.         that you do not  have to enter in the  entire name.  For  example, if
  1662.         you wish to choose a record for scout Johnson, Tammy, you could enter
  1663.  
  1664.         in jo and GIRL  SCOUTMATE will choose that name.  GIRL SCOUTMATE will
  1665.         choose the first record matching the specification that you enter, so
  1666.  
  1667.         if you had  two or more scouts with the last  name Johnson, you would
  1668.         have to enter in more characters to ensure that the correct record is
  1669.  
  1670.         selected.  If an  invalid name (not in  the database) is entered,  an
  1671.         error message will  appear.  Option 3  will list all of the  names in
  1672.  
  1673.         the database.  To choose one name, go to the name and  hit ENTER.  To
  1674.         choose more  than one name, use the space  bar to mark each name that
  1675.  
  1676.         you want to  select, and then hit ENTER.  Choose NONE if no names are
  1677.         desired.  Option 4 lists all of  the names selected.  Browse the list
  1678.  
  1679.         using  the Up, Down, Page Down and Page Up keys.  Choose DONE (at the
  1680.         bottom of the list) when finished browsing the list.  Option 5 allows
  1681.  
  1682.         you  to unselect  a name  which was  selected.   Choose NONE  (at the
  1683.         bottom  of the  list) if no  names are  to be  unselected.   Option 6
  1684.  
  1685.         allows  you  to  select  all  of  the  scouts  or  adults in  certain
  1686.         Group/Projects.     When  you   select  this   option,  all  of   the
  1687.  
  1688.         Group/Project codes  will appear.   Select the  group you want  to be
  1689.         included in the report.  Option 7 allows  you to select scouts/adults
  1690.  
  1691.         in  certain patrols.  When you select  this option, all of the Patrol
  1692.         names will appear.   Select the patrol you want to be included in the
  1693.  
  1694.         report, and option  8 (DONE) goes to  the next menu.   Next to  Names
  1695.         Selected: will appear the number of names selected.
  1696.  
  1697.                                     [G] Mail Merge
  1698.         The purpose of the  Mail Merge option is to greatly simplify the task
  1699.  
  1700.         of mass mailings.   Well, they don't really have to be mass mailings,
  1701.         but the mail merge  function will save a  lot of time and  headaches.
  1702.  
  1703.         Remember  the days when you had to load  a letter, type in a person's
  1704.         name  and address,  print it  out, then  the next  person's name  and
  1705.  
  1706.         address, print  it out  and so on.   The  Mail Merge fully  automates
  1707.         printing letters for you.  Whether you are mailing a letter to one or
  1708.  
  1709.         fifty scouts, mail  merge is a convenience that just couldn't be left
  1710.  
  1711.  
  1712.                                         - 24 -
  1713.  
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720.  
  1721.         out.
  1722.                          What the mail merge menu looks like:
  1723.  
  1724.  
  1725.                                                                              
  1726.                                                                              
  1727.           Header: OFF                                                        
  1728.           Scout Records: ALL                                                 
  1729.           Adult Records: ALL                                                 
  1730.                                                                              
  1731.                                                                              
  1732.                                Mail Merge Menu                               
  1733.                                                                              
  1734.                                1  Type Letter                                
  1735.                                2  Select Scout Records                       
  1736.                                3  All/No Scout Records                       
  1737.                                4  Select Adult Records                       
  1738.                                5  All/No Adult Records                       
  1739.                                6  Header ON/OFF                              
  1740.                                7  Print Letters                              
  1741.                                8  Exit                                       
  1742.                                                                              
  1743.                                                                              
  1744.                                                                              
  1745.  
  1746.         Option number one will  allow you to create (or edit) the letter that
  1747.  
  1748.         will  be used  in  the mail  merge.   Select  a name  for  the letter
  1749.         (maximum  of eight characters).  If the  you wish to modify a letter,
  1750.  
  1751.         simply  type the name  of the letter  and it will  be retrieved.  The
  1752.         text editor  will be invoked and  you can then  make whatever changes
  1753.  
  1754.         need  to be made.   After typing the  letter, hit [F7]  and type Y to
  1755.         confirm that you wish to  save the letter.  The letter will  be saved
  1756.  
  1757.         and the program will  return to the Mail Merge Menu.  For information
  1758.         concerning the text editor, see the NOTEPAD section (page 35).
  1759.  
  1760.         Option number two will allow you to select scout records.  The select
  1761.         records menu will  appear and you  will be able  to choose the  scout
  1762.  
  1763.         records  which you  wish to  have included  in the  mail merge.   For
  1764.         information on the select records menu see page 23.
  1765.  
  1766.         Option  number three is for including all  or no scout records in the
  1767.         mail  merge.  This is useful  if you wish to  have letters printed to
  1768.  
  1769.         only the adult leaders.  Choosing this option will switch between ALL
  1770.         and NONE or if you previously  chose selected records, it will switch
  1771.  
  1772.         to ALL.  The  Scout Records: message on the  top of the screen  shows
  1773.         which scout records will be printed (ALL, SELECTED or NONE).
  1774.  
  1775.         Option number four allows you to  select the adult records which  you
  1776.  
  1777.  
  1778.                                         - 25 -
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.  
  1787.         wish to  include in  the mail merge.   The  select records menu  will
  1788.         appear and you  will be able  to choose the  adult records which  you
  1789.  
  1790.         wish to  have included  in the mail  merge.   For information on  the
  1791.         select records menu see page 23.
  1792.  
  1793.         Option number five is  for including all or  no adult records in  the
  1794.         mail  merge.  This is useful  if you wish to  have letters printed to
  1795.  
  1796.         only  the scouts.  Choosing  this option will  switch between ALL and
  1797.         NONE  or if you previously chose selected  records, it will switch to
  1798.  
  1799.         ALL.  The  Adult Records: on the top of the  screen shows which adult
  1800.         records will be printed (ALL, SELECTED or NONE).
  1801.  
  1802.         Option  number six allows you to choose  whether you want a header or
  1803.         not.  The header  is the return address, date,  etc.  If a  header is
  1804.  
  1805.         desired,  select item  #6 and  type in  the header.   Five  lines are
  1806.         available for the header.   This option was included in case a header
  1807.  
  1808.         wasn't put in the  actual letter.  The  header, if selected, will  be
  1809.         the first thing  printed.  When  done with the  header, hit [F10]  to
  1810.  
  1811.         return to the  mail merge menu.   If the header  is selected and  you
  1812.         wish to deselect (or change) it, choose header again.
  1813.  
  1814.         Option number seven is to print the  letters.  Enter the name of  the
  1815.         file  containing  the letter.   If  the file  doesn't exist  an error
  1816.  
  1817.         message will be shown.  If the file exists the program will  take you
  1818.         to the selection screen.   On this screen, if you are sending letters
  1819.  
  1820.         to any scouts, you  now select the recipient  of the letter.   Choose
  1821.         either  Scout,  Parent/Guardian #1  or  Parent/Guardian #2.    If you
  1822.  
  1823.         choose  Parent/Guardian #1 or Parent/Guardian  #2, a menu will appear
  1824.         allowing you to choose the address to send the letter.  Select either
  1825.  
  1826.         the home  address or the respective Parent/Guardian business address.
  1827.         After selecting the  appropriate choice the  program will proceed  to
  1828.  
  1829.         the printer status  screen.  After  making sure the  paper is in  the
  1830.         printer and properly loaded, hit a key to start printing.
  1831.  
  1832.         If you didn't select  any records, you will be informed  and returned
  1833.         to the main menu.  If you choose Select Scout  Records (option #2) or
  1834.  
  1835.         Select Adult Records (option #4) on the mail merge menu and return to
  1836.         the mail merge  menu without selecting  any records, the  appropriate
  1837.  
  1838.         category (either Scout or Adult Records) will be set to NONE.  Option
  1839.         eight will return you to the main menu.
  1840.  
  1841.         NOTES: What mail merge  does is make a  letter for each chosen  scout
  1842.  
  1843.  
  1844.                                         - 26 -
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.         and/or adult.  It will  print a header if desired and then Dear [name
  1854.         of scout or adult]: and then print the body of the letter.
  1855.  
  1856.                                   Customized Reports
  1857.         Even though this is contained in the mail merge menu, it's importance
  1858.  
  1859.         requires a major heading.
  1860.         You can created Customized Reports with GIRL SCOUTMATE.   Even though
  1861.  
  1862.         some of  the  variables  aren't supported,  many  are  supported  and
  1863.         creating customized forms is very easy.
  1864.  
  1865.         All you have to do is use a word processor (or TED - see  page 35) to
  1866.         create  the report.   When  you wish  to include  a field,  enter the
  1867.  
  1868.         desired field name in the  report.  All of the variables, as  well as
  1869.         examples, are covered in Appendix C.
  1870.  
  1871.                               [H] Troop Inventory Module
  1872.         Option  H on  the main  menu will  bring you  to the  Troop Inventory
  1873.  
  1874.         Module menu.  After choosing this option, if the  file "TROOPINV.DAT"
  1875.         (the inventory file)  is not in the directory, an  error message will
  1876.  
  1877.         appear and a  new file  will be created.   Here is  what each  option
  1878.         does:
  1879.  
  1880.         Add Items
  1881.         This option allows you to add items  to the Troop Inventory database.
  1882.  
  1883.         There are  fields for the Item name,  value, condition, the person to
  1884.         whom the item was lent to, the date lent, date due, date returned and
  1885.  
  1886.         two  lines for comments.   In  the top  of the box  will be  the item
  1887.         number.  Hit [F10] to save or [ESC] to abort to the main menu.
  1888.  
  1889.         View Items
  1890.         This  option  allows you  to  view/modify/delete items  in  the Troop
  1891.  
  1892.         Inventory  database.   When  choosing  this item,  the  database will
  1893.         display record  number one.   You can browse through  the fields with
  1894.  
  1895.         the up and down arrow keys.   You can also change information such as
  1896.         the person to whom the  item was lent to, condition, etc.   To browse
  1897.  
  1898.         through  the different  items in  the database,  use the  [PG/UP] and
  1899.         [PG/DN] keys.   If an  attempt is  made to  go beyond  or before  the
  1900.  
  1901.         database, an  error beep  will  sound.   There  are also  some  other
  1902.         functions.   To mark or unmark  the item for deletion,  hit [CTRL-D].
  1903.  
  1904.         If an item is  marked for deletion when  the database is packed,  the
  1905.         item will be permanently  erased.  To go  to a specific item  number,
  1906.  
  1907.         hit [CTRL-G].  A prompt  will be made for  the item number to go  to.
  1908.  
  1909.  
  1910.                                         - 27 -
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.         Enter the item number and hit return.  If the item number is invalid,
  1920.         an error beep will sound.  After modifying an item, hit [F10] to save
  1921.  
  1922.         the  updated information  or [ESC] to  return to  the Troop Inventory
  1923.         menu.  If  you hit [F10],  a message will be  briefly printed on  the
  1924.  
  1925.         screen confirming the update.
  1926.         If the item was  lent out and the  borrower returned the item,  enter
  1927.  
  1928.         the  date it  was returned.   After entering  the date  returned, hit
  1929.         [F10].   If a troop inventory history  is being kept, the information
  1930.  
  1931.         will be saved  in the  troop history  file, otherwise  the item  will
  1932.         return to the unborrowed  state (the lent to, date lent, date due and
  1933.  
  1934.         returned fields will be erased).
  1935.         Overdue/Lent Out Items
  1936.  
  1937.         This option will show either which items were lent out or which items
  1938.         are overdue (depending on the selection).
  1939.  
  1940.         After selecting this option, another menu  will appear.  You will  be
  1941.         asked to choose either to view the  items which are lent out or which
  1942.  
  1943.         items are overdue.  After selecting the appropriate choice,  you will
  1944.         be asked if the output is to go to the printer.  If you select NO the
  1945.  
  1946.         screen will clear and  will show which items meet the condition which
  1947.         was  selected.  If the list is more  than one screen, when the screen
  1948.  
  1949.         is full,  a message will appear prompting  you to hit a  key to go to
  1950.         the next screen.   If you selected to  output the information to  the
  1951.  
  1952.         printer, the printer status screen will  appear.  Hit RETURN to start
  1953.         printing.   If an  error occurs while printing,  reset the printer to
  1954.  
  1955.         the top of the page.  It  will start printing from the item where the
  1956.         error occurred.
  1957.  
  1958.         When checking  for overdue  items,  GIRL SCOUTMATE  will compare  the
  1959.         "Date Due" field of  the record with the system date.   If the system
  1960.  
  1961.         date  is  wrong, then  the  Overdue option  will  not  print accurate
  1962.         results.  Make sure that your system date is correct.
  1963.  
  1964.         After  all  of the  items meeting  the condition  are printed  out, a
  1965.         message  confirming this will be shown.   Hit a key  to return to the
  1966.  
  1967.         troop inventory menu.
  1968.         View History
  1969.  
  1970.         If  this  option  was  selected  in  the  installation,  it  will  be
  1971.         available,  otherwise a  message stating  that you  chose not  keep a
  1972.  
  1973.         troop history  will appear  and you  will be  returned  to the  troop
  1974.  
  1975.  
  1976.                                         - 28 -
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.         inventory menu.
  1986.         After  choosing to view  the history, you  will be  asked whether the
  1987.  
  1988.         output  should go to a printer.  If you answer no, the output will be
  1989.         displayed  on the screen.  If the  contents are more than one screen,
  1990.  
  1991.         after the screen is full a message will appear prompting you to hit a
  1992.         key to view the next screen.   If you chose to print the  information
  1993.  
  1994.         on a  printer, the printer status screen  will appear.  Hit  a key to
  1995.         print.
  1996.  
  1997.         About the Troop History File: After a borrower returns the item (data
  1998.         is entered  for the "Date Returned" field  of the specific item), the
  1999.  
  2000.         information will  be stored  in the troop  history file.   Here is  a
  2001.         sample of an entry in the troop history file:
  2002.  
  2003.                                Troop Inventory History
  2004.                                -----------------------
  2005.         Item: Four Person Tent
  2006.         Lent to: Jane Scout
  2007.         Date Lent: 12/12/90  Date Due: 12/20/90  Date Returned: 12/19/90
  2008.         The tent was returned in great condition.
  2009.  
  2010.         The data file name is "TRHIS.HST" so if it gets too large or you wish
  2011.  
  2012.         to delete it, simply delete it from DOS or copy it somewhere else (if
  2013.         you wish to keep  it) and GIRL SCOUTMATE will automatically  create a
  2014.  
  2015.         new history file.
  2016.         Print Items
  2017.  
  2018.         This option will allow  you to print your  troop inventory file or  a
  2019.         troop inventory checklist.
  2020.  
  2021.         When  you select this option, another menu  will appear.  You will be
  2022.         asked  to  choose either  a  Full Inventory  Printout  (#1)  or Troop
  2023.  
  2024.         Inventory Checklist (#2).
  2025.         The  Full Inventory  Printout will print  out the  entire contents in
  2026.  
  2027.         your Troop Inventory file.  If the  item is lent out, the person whom
  2028.         it was lent to, the date lent and date due will be printed underneath
  2029.  
  2030.         the  item.  If the item is not lent out, the item name, condition and
  2031.         value will be  printed out.   The Inventory Checklist  consists of  a
  2032.  
  2033.         short  line and next to  it the name  of the item.   The checklist is
  2034.         useful  for doing  inventory checks,  while not  taking up  a lot  of
  2035.  
  2036.         paper.  If an item is lent out, there will be an & next to it (in the
  2037.         left margin). 
  2038.  
  2039.         The printer status screen will appear.  Hit a key to print.
  2040.  
  2041.  
  2042.                                         - 29 -
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.                               [I] Book Inventory Module
  2052.         Option I on the main menu will bring you to the Book Inventory Module
  2053.  
  2054.         menu.  After choosing this option, if the file "MBINV.DAT" (the  book
  2055.         inventory data file) is not in  the directory, an error message  will
  2056.  
  2057.         appear  and a new  file will  be created.   Here is what  each option
  2058.         does:
  2059.  
  2060.         Add Books
  2061.         This  option allows you to add items  to the Book Inventory database.
  2062.  
  2063.         There are fields for the Book title, the person to whom the book  was
  2064.         lent to, the  date lent, date  due, date returned  and two lines  for
  2065.  
  2066.         comments.  In the top of the box will be the book  number.  Hit [F10]
  2067.         to save or [ESC] to abort to the main menu.
  2068.  
  2069.         View Books
  2070.         This  option  allows  you to  view/modify/delete  items  in the  Book
  2071.  
  2072.         Inventory  database.   When choosing this  option, the  database will
  2073.         display record  number one.  You  can browse through the  fields with
  2074.  
  2075.         the up and down arrow keys.  You  can also change information such as
  2076.         the  person to whom  the item  was lent  to, title,  etc.   To browse
  2077.  
  2078.         through  the different  books in  the database,  use the  [PG/UP] and
  2079.         [PG/DN]  keys.   If an attempt  is made  to go  beyond or  before the
  2080.  
  2081.         database,  an  error beep  will  sound.   There  are also  some other
  2082.         functions.   To mark or unmark  the book for  deletion, hit [CTRL-D].
  2083.  
  2084.         If a book  is marked for  deletion when the  database is packed,  the
  2085.         book will be permanently  erased.  To go  to a specific book  number,
  2086.  
  2087.         hit [CTRL-G].   A prompt will be  made for the book number  to go to.
  2088.         Enter the book number and hit return.  If the book number is invalid,
  2089.  
  2090.         an error beep will sound.   After modifying a book, hit [F10] to save
  2091.         the  updated information  or [ESC]  to return  to the  Book Inventory
  2092.  
  2093.         menu.   If you  hit [F10], a  message will be  printed on  the screen
  2094.         briefly confirming the update.
  2095.  
  2096.         If the book was  lent out and the  borrower returned the book,  enter
  2097.         the  date it  was returned.   After entering  the date  returned, hit
  2098.  
  2099.         [F10].   If a book inventory  history is being  kept, the information
  2100.         will  be saved  in the  book history  file, otherwise  the book  will
  2101.  
  2102.         return to the unborrowed  state (the lent to, date lent, date due and
  2103.         returned fields will be erased).
  2104.  
  2105.         Overdue/Lent Out Books
  2106.  
  2107.  
  2108.                                         - 30 -
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.         This option will show either which books were lent out or which books
  2118.         are overdue (depending on the selection).
  2119.  
  2120.         After selecting this  option, another menu will appear.   You will be
  2121.         asked to choose either to view the books  which are lent out or which
  2122.  
  2123.         books are overdue.  After selecting the appropriate choice,  you will
  2124.         be asked if the output is to go to the printer.  If you select no the
  2125.  
  2126.         screen  will clear and will show which books meet the condition which
  2127.         was selected.   If the list is more than  one screen, when the screen
  2128.  
  2129.         is full, a message will  appear prompting you to  hit a key to go  to
  2130.         the next screen.   If you selected to  output the information to  the
  2131.  
  2132.         printer, the  printer status screen will appear.  Hit return to start
  2133.         printing.   If an error occurs  while printing, reset the  printer to
  2134.  
  2135.         the  top of the  page.  It  will start  printing from the  book where
  2136.         error occurred.
  2137.  
  2138.         When  checking for  overdue items, SCOUTMATE  will compare  the "Date
  2139.         Due" field of the record with the system date.  If the system date is
  2140.  
  2141.         wrong, then the Overdue option will not print accurate results.  Make
  2142.         sure that your system date is correct.
  2143.  
  2144.         After  all of  the books  meeting the  condition are  printed  out, a
  2145.         message confirming  this will be shown.   Hit a key to  return to the
  2146.  
  2147.         book inventory menu.
  2148.         View History
  2149.  
  2150.         If  this  option  was  selected  in  the  installation,  it  will  be
  2151.         available, otherwise a message stating that you chose not keep a book
  2152.  
  2153.         history will appear and  you will be  returned to the book  inventory
  2154.         menu.
  2155.  
  2156.         After choosing  to view the  history, you  will be asked  whether the
  2157.         output should go to a printer.  If you answer NO,  the output will be
  2158.  
  2159.         displayed  on the screen.  If the  contents are more than one screen,
  2160.         after the screen is full a message will appear prompting you to hit a
  2161.  
  2162.         key to view the next screen.   If you chose to print  the information
  2163.         on a printer, the printer status screen will appear.  Hit a RETURN to
  2164.  
  2165.         print.
  2166.         About the Book History File: After  a borrower returns the book (data
  2167.  
  2168.         is entered for the "Date  Returned" field of the specific book),  the
  2169.         information  will be  stored in  the book  history file.   Here  is a
  2170.  
  2171.         sample of an entry in the book history file:
  2172.  
  2173.  
  2174.                                         - 31 -
  2175.  
  2176.  
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.                                 Book Inventory History
  2184.                                 ----------------------
  2185.         Book: Bridge to Junior Requirement Book
  2186.         Lent to: Jane Scout
  2187.         Date Lent: 12/12/90  Date Due: 12/20/90  Date Returned: 12/19/90
  2188.         The book was returned in great condition.
  2189.  
  2190.         The data file name is "MBHIS.HST" so if it gets too large or you wish
  2191.  
  2192.         to delete it, simply delete it from DOS or copy it somewhere else (if
  2193.         you wish  to keep  it) and  SCOUTMATE will  automatically make a  new
  2194.  
  2195.         file.
  2196.         Print Books
  2197.  
  2198.         This option will  allow you to  print your book  inventory file or  a
  2199.         book inventory checklist.
  2200.  
  2201.         When  you select this option, another menu  will appear.  You will be
  2202.         asked  to choose  either  a  Full  Inventory Printout  (#1)  or  Book
  2203.  
  2204.         Inventory Checklist (#2).
  2205.         The  Full Inventory  Printout will print  out the  entire contents in
  2206.  
  2207.         your Book Inventory file.   If the item is lent out,  the person whom
  2208.         it was lent to, the date lent and date due will be printed underneath
  2209.  
  2210.         the item.  If the item is not lent out, the item name,  condition and
  2211.         value will be  printed out.   The Inventory  Checklist consists of  a
  2212.  
  2213.         short line and  next to it  the name of the  item.  The  checklist is
  2214.         useful  for doing  inventory checks,  while not  taking  up a  lot of
  2215.  
  2216.         paper.  If an item is lent out, there will be an & next to it (in the
  2217.         left margin). 
  2218.  
  2219.         The printer status screen will appear.  Hit a key to print.
  2220.                                  [J] Financial Module
  2221.  
  2222.         Option J on  the main menu  invokes the Financial  Module.  The  menu
  2223.         consists of Adding, Modifying and Printing Financial transactions and
  2224.  
  2225.         Querying the Financial database.  You can also do a Dues Report which
  2226.         totals the  amount of dues collected between  certain (or all) dates.
  2227.  
  2228.         You can track up to five different accounts.
  2229.         Add
  2230.  
  2231.         This option brings up the entry page.  This consists of check number,
  2232.         date, payee, amount and memo.  To enter a withdrawal OR a check, just
  2233.  
  2234.         enter  a negative amount (such as -65.00).   To enter a deposit, just
  2235.         enter  the amount (such  as 65.00).   You should use  consistent memo
  2236.  
  2237.         categories, so that when you do a query, you can do a reliable search
  2238.  
  2239.  
  2240.                                         - 32 -
  2241.  
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.  
  2248.  
  2249.         using memo categories.
  2250.         Hit [F10] to save the record or [ESC] to abort to the menu.
  2251.  
  2252.         Modify
  2253.         This option allows you to modify financial transactions.  You will be
  2254.  
  2255.         placed at the first record.   Use [Page Up]  and [Page Down] to  move
  2256.         between records.  Use [Alt-G] to go to a specific  record.  Use [Alt-
  2257.  
  2258.         D]  to mark or unmark the record for deletion.  If a record is marked
  2259.         for  deletion, a  message  will be  shown on  the screen.    When the
  2260.  
  2261.         financial database is packed, all records marked for deletion will be
  2262.         permanently erased.    Otherwise,  follow the  same  instructions  as
  2263.  
  2264.         stated above under ADD.
  2265.         Query
  2266.  
  2267.         This option allows you to query the financial transaction database by
  2268.         Check Number, Payee, Memo or Amount.  You will first be asked whether
  2269.  
  2270.         all accounts are  to be included  in the query.   After choosing  the
  2271.         desired query  field, you  will then be  asked to  enter a string  to
  2272.  
  2273.         search for.   You will then  be asked if the  output is to go  to the
  2274.         printer or screen.   The output will consist of  record numbers which
  2275.  
  2276.         meet the query condition.
  2277.         Print
  2278.  
  2279.         Selecting  this option will bring up the  Print menu.  You will first
  2280.         be  asked whether  all accounts are  to be included  in the printout.
  2281.  
  2282.         You  have the  option print  out Transaction  or Dues  Reports.   The
  2283.         Transaction Report  consists  of  records entered  in  the  Financial
  2284.  
  2285.         database.   The Dues  Report consists of  dues paid  by your  scouts.
  2286.         After you choose the desired report, GIRL SCOUTMATE will  ask whether
  2287.  
  2288.         to  use all dates or records between  certain dates.  For example, if
  2289.         you would like  to see the  dues paid between  1/1/92 and 2/1/92  you
  2290.  
  2291.         would choose the  Dues Report, selected  dates and then  enter 1/1/92
  2292.         and 2/1/92.  If you wanted to see the dues paid on a particular date,
  2293.  
  2294.         say 2/5/92, then you would choose selected dates and enter 2/5/92 for
  2295.         both Date from and Date to.  After entering the  desired information,
  2296.  
  2297.         the printer status screen will appear.  Hit return to start printing.
  2298.         Select Account
  2299.  
  2300.         This option allows you to select, add and delete accounts.
  2301.              Select Account
  2302.  
  2303.              This  option will  bring up  a  list of  all  of your  accounts.
  2304.  
  2305.  
  2306.                                         - 33 -
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.              Highlight the  account  that  you wish  to  activate  and  press
  2316.              [ENTER].
  2317.  
  2318.              Add New Account
  2319.              This option allows you  add new accounts.  Enter the name of the
  2320.  
  2321.              account that you  wish to add.  The account name  can be up to 8
  2322.              characters long.   If you  enter an invalid file  name (one that
  2323.  
  2324.              contains  spaces or no characters),  an error message will occur
  2325.              and you  will be  asked to reenter  the file  name.  There  is a
  2326.  
  2327.              maximum of 5 accounts.
  2328.              Delete Account
  2329.  
  2330.              This option  allows you to delete accounts.   Select the account
  2331.              that you wish to delete.  Confirm whether you wish to delete the
  2332.  
  2333.              selected account (Y or N).
  2334.         Pack Records
  2335.  
  2336.         This option will delete all financial records marked for deletion.
  2337.         NOTES: All of the  actions you take will  be performed on the  active
  2338.  
  2339.         account only.   The active account  will be displayed  on the top  of
  2340.         each screen. 
  2341.  
  2342.                                      [K] Calendar
  2343.         Option K  on the  main menu invokes  the calendar.   The calendar  is
  2344.  
  2345.         capable of  holding up  to  thirty entries.   There  will be  fifteen
  2346.         entries displayed on  the screen at any one time.   To enter an entry
  2347.  
  2348.         move the cursor to  a blank entry and start typing.   First enter the
  2349.         date.   Hit RETURN and enter  the time the event is  supposed to take
  2350.  
  2351.         place.  The next field allows you to enter either a P for PM or A for
  2352.         AM.  After entering that, you will proceed to the data box.  This box
  2353.  
  2354.         allows up to 4 lines of seventy-two characters each line. To save the
  2355.         event, hit [F10].   To move  between entries, use  the [PAGE UP]  and
  2356.  
  2357.         [PAGE DOWN] keys.   To abort the event (not save it as an entry), hit
  2358.         [ESC]  or another one  of the keys in  the box except  [F10].  If you
  2359.  
  2360.         wish to delete an entry, go to the entry and hit [CTRL-D].  When done
  2361.         using the calendar, hit the [ESC] key to return to the main menu.  To
  2362.  
  2363.         print the  calendar, hit  [F5]  and the  printer status  screen  will
  2364.         appear.  Make sure paper is in the printer and hit a key to print the
  2365.  
  2366.         calendar.  When you  abort to the main menu, the calendar is resorted
  2367.         and saved.  While you are in calendar mode, you can sort the calendar
  2368.  
  2369.         if you wish by hitting  [CTRL-S].  Entries that are on or  before the
  2370.  
  2371.  
  2372.                                         - 34 -
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.  
  2380.  
  2381.         current system date will be marked with an *.
  2382.         When you  boot up  GIRL SCOUTMATE, it  checks to see  if there  is an
  2383.  
  2384.         event on or before today's  date.  If there is an event  today or any
  2385.         day before  today, an  alarm will  sound and  a  message will  appear
  2386.  
  2387.         notifying you.  Also,  if you are using  GIRL SCOUTMATE when the  day
  2388.         changes, it will recheck  the calendar to see if there are any events
  2389.  
  2390.         occurring  on the new date.  The alarm  for an event will only go off
  2391.         once, and then it will be disabled.
  2392.  
  2393.         NOTES: if  the system date is incorrect,  the calendar alarm function
  2394.         will be inaccurate.  Make sure your system date is set correctly.
  2395.  
  2396.                                       [N] Notes
  2397.         The Note  pad (selection N  on the  main menu) invokes  the mini-word
  2398.  
  2399.         processor.  The word processor was not built into this program but is
  2400.         a generic separate file.   It is called TED and is copyrighted (c) by
  2401.  
  2402.         Ziff Communications.  TED is a Bannerware program (free distribution,
  2403.         but still  copyrighted by the author), but  has many useful functions
  2404.  
  2405.         built into a very  small program.  If another text editor is desired,
  2406.         then the  main file  has to  be renamed to  TED and  put in  the GIRL
  2407.  
  2408.         SCOUTMATE directory.  If  it doesn't take up a large amount of memory
  2409.         it should work  fine.  Don't  forget to rename  it to TED.   Briefly,
  2410.  
  2411.         here are the options available in TED.
  2412.              F1 : Abort will return you to the main menu without saving any
  2413.                   changed information.
  2414.  
  2415.              F2 : This will undo information just changed.
  2416.  
  2417.              F3 : Print will send marked text to the printer.
  2418.  
  2419.              F4 : Mark will highlight desired text.  This option is used to
  2420.                   Cut and Paste and for printing.
  2421.  
  2422.              F5 : Cut will cut (remove) marked text and store it in memory.
  2423.  
  2424.              F6 : Paste will take the text that was cut (now in memory) and
  2425.                   put it where the cursor is located.
  2426.  
  2427.              F7 : Exit allows you to save the note pad.  After hitting
  2428.                   F7, simply hit return.  The note pad will be saved and
  2429.                   the program will return to the main menu.
  2430.  
  2431.              F8 : This option will delete everything to the right of the
  2432.                   cursor.
  2433.  
  2434.              F9 : This option will delete the line the cursor is on.
  2435.  
  2436.  
  2437.  
  2438.                                         - 35 -
  2439.  
  2440.  
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.  
  2445.  
  2446.  
  2447.              F10: This will undelete a line that was just deleted.
  2448.         Don't forget that you can print the note pad from the Print (Option G
  2449.  
  2450.         from  the main  menu) Function.   If  you wish  to send  text to  the
  2451.         printer while you are in  the note pad, you must first  mark the text
  2452.  
  2453.         that you wish to print, and then send it to the printer.
  2454.         The  note pad  will  be stored  as  NOTES.TXT in  the GIRL  SCOUTMATE
  2455.  
  2456.         directory.
  2457.                                     [M] Utilities
  2458.  
  2459.         The  utilities  option (main  menu letter  M) will  bring you  to the
  2460.         utilities menu.
  2461.  
  2462.                                                                 
  2463.                                                                 
  2464.                                    Utilities Menu               
  2465.                                                                 
  2466.                                  1 - Choose Active Troop        
  2467.                                  2 - Pack Records               
  2468.                                  3 - Undelete Records           
  2469.                                  4 - Export/Import Records      
  2470.                                  5 - Backup Files               
  2471.                                  6 - Defaults/Updates           
  2472.                                  7 - Delete Bridge Files        
  2473.                                  8 - Exit                       
  2474.                                                                 
  2475.                                                                 
  2476.  
  2477.  
  2478.         Choose Active  Troop -  This option  allows  you to  select, add  and
  2479.         delete  troops that  you  wish to  keep  track of.    The first  menu
  2480.  
  2481.         selection allows you to  select the troop that you wish  to activate.
  2482.         A list will come  up with all of the troops.   Select the appropriate
  2483.  
  2484.         troop and hit Enter.   The second menu  selection is adding a  troop.
  2485.         Enter the number of the troop  that you wish to add.  If  you enter a
  2486.  
  2487.         duplicate troop then you will be notified.  There is  a maximum of 20
  2488.         troops.  The  third menu  selection is delete  a troop.   Select  the
  2489.  
  2490.         troop that  you wish to delete.  Confirm the  deletion and it will be
  2491.         removed from the list.
  2492.  
  2493.         NOTES: You cannot delete the currently active troop.   You would have
  2494.         to activate another troop, and then delete the troop.  You must  have
  2495.  
  2496.         at least one  troop.   When a troop  is added,  GIRL SCOUTMATE  first
  2497.         checks to see if  that directory already exists.  If it does then the
  2498.  
  2499.         troop number  is  added  to the  list.    If it  doesn't,  then  GIRL
  2500.         SCOUTMATE creates a directory (with the troop number as its name) and
  2501.  
  2502.         puts the data  files in it.   When you activate the  troop, only that
  2503.  
  2504.                                         - 36 -
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.  
  2511.  
  2512.  
  2513.         directory  is used.    When you  delete a  troop, the  troop  is only
  2514.         deleted from the troop  list.  The directory  and data files are  NOT
  2515.  
  2516.         deleted.   If you so desire, you  can remove that directory (and data
  2517.         files) without consequence.
  2518.  
  2519.         Pack Records - To Pack Records means to permanently erase the records
  2520.         marked  for deletion  and squeeze the  remaining records  together to
  2521.  
  2522.         take up the least amount of space.  This includes permanently erasing
  2523.         any Troop  Inventory and Book Inventory records  that were marked for
  2524.  
  2525.         deletion.  Invoking this option will back up the info.dat (calling it
  2526.         info.bak)  and  the   adinfo.dat  (calling   it  adinfo.bak)   files.
  2527.  
  2528.         Afterwards, a new index will be generated and the program will return
  2529.         to the main menu.  
  2530.  
  2531.         If there is not  enough space on your disk to pack records, a message
  2532.         will  be printed on the  screen and you will  be returned to the main
  2533.  
  2534.         menu.
  2535.         On the screen will  be shown the current progress of  the pack.  When
  2536.  
  2537.         the pack  is working on  anything other  than the  scout database,  a
  2538.         message will  be shown  that the  pack  is currently  working on  all
  2539.  
  2540.         miscellaneous files.   When the scout  database begins to  be packed,
  2541.         you will be shown how many records are to be packed  and the progress
  2542.  
  2543.         of the pack (how many records were packed and how many were deleted).
  2544.         This  information will be  constantly updated  throughout the packing
  2545.  
  2546.         process.   When the  packing is done,  a message  will appear on  the
  2547.         screen and you will be returned to the main menu.
  2548.  
  2549.         Undelete Record -  Undeleting a record will UNMARK  a record which is
  2550.         marked for deletion. 
  2551.  
  2552.         A menu will appear  asking whether the record you wish to undelete is
  2553.         a scout or an  adult record.  After  selecting your choice, a  second
  2554.  
  2555.         menu will  appear allowing you  to choose the  way of undeleting  the
  2556.         record(s).  Select the  record you wish to  undelete by entering  the
  2557.  
  2558.         record number, the name  of the scout or adult marked for deletion or
  2559.         by listing the records  which are marked for deletion.  If you choose
  2560.  
  2561.         to select a  record by name, case does not matter.   Also, you do not
  2562.         have  to enter  in the  entire  name.   For example,  if you  wish to
  2563.  
  2564.         undelete a record for scout Johnson, Tammy, you could enter in jo and
  2565.         GIRL SCOUTMATE will choose that name.  GIRL SCOUTMATE will choose the
  2566.  
  2567.         first record matching the specification that you enter, so if you had
  2568.  
  2569.  
  2570.                                         - 37 -
  2571.  
  2572.  
  2573.  
  2574.  
  2575.  
  2576.  
  2577.  
  2578.  
  2579.         two or  more scouts  with the last  name Johnson,  you would have  to
  2580.         enter  in more  characters  to  ensure  that the  correct  record  is
  2581.  
  2582.         selected.  If an invalid record is entered (such as a record which is
  2583.         not marked for deletion  or a record not  in the database), an  error
  2584.  
  2585.         message will be shown.  If  successfully undeleted, a message will be
  2586.         shown to inform you of the success.
  2587.  
  2588.         Export/Import  Records   -  This  option  allows  the  exporting  and
  2589.         importing of records  from/to your  GIRL SCOUTMATE  database.   After
  2590.  
  2591.         choosing this option, a menu will appear  asking you whether you wish
  2592.         to import or export a file from the database.
  2593.  
  2594.              Import - Choosing Import  will import records to  your database.
  2595.              You will be  asked to enter the  name of the import file.   GIRL
  2596.  
  2597.              SCOUTMATE will then check to make sure that the import file is a
  2598.              valid import  file  (was exported  from  another GIRL  SCOUTMATE
  2599.  
  2600.              database).  If the import file is invalid, an error message will
  2601.              appear and  you will be allowed  to enter a different  name (you
  2602.  
  2603.              can hit [ESC]  now to abort  to the Utilities  menu).  You  will
  2604.              then be  shown the  number of  records  to be  imported and  the
  2605.  
  2606.              current progress.   After the importation is complete, a message
  2607.              will appear and you will be returned to the Utilities menu.
  2608.  
  2609.              Export - Choosing Export will export records from your database.
  2610.              You will  first be  asked to  choose which records  you wish  to
  2611.  
  2612.              export.   If  you  wish to  export all  of the  records  in your
  2613.              database, hit 6 otherwise choose the records you wish to export.
  2614.  
  2615.              If you exit without choosing any names, you will be informed and
  2616.              returned to the Utilities menu.  After choosing the  records you
  2617.  
  2618.              wish to export, you will  then be asked to enter the name of the
  2619.              export  file.  Make sure that you  do not enter an extension for
  2620.  
  2621.              the  file.  GIRL SCOUTMATE will then  check to make sure that no
  2622.              file with that name  exists and isn't restricted.   If the  file
  2623.  
  2624.              exists, you will  be asked to  confirm that  the file should  be
  2625.              overwritten.   If  you  choose  no,  you will  be  asked  for  a
  2626.  
  2627.              different  file name  (you can  hit [ESC]  now  to abort  to the
  2628.              Utilities  menu).    If  you  choose  yes,  the  file   will  be
  2629.  
  2630.              overwritten with the new  information.  The screen  will display
  2631.              how many files  were selected to  be exported and  the progress.
  2632.  
  2633.              After the exportation is done, you will be notified and returned
  2634.  
  2635.  
  2636.                                         - 38 -
  2637.  
  2638.  
  2639.  
  2640.  
  2641.  
  2642.  
  2643.  
  2644.  
  2645.              to the Utilities Menu.
  2646.              NOTES:  The file  extension for  the export  file will  be .dat.
  2647.  
  2648.              There will also be a file created with the extension .fil.  This
  2649.              file will  contain  all  of the  exported  records'  data  files
  2650.  
  2651.              (notepad, bridge, and badge and patch information).
  2652.         Backup  Files -  Backing up  files is  an essential  part of  using a
  2653.  
  2654.         computer.  One power surge or mistake can ruin days or weeks of work.
  2655.         BACKING UP FILES REGULARLY  IS STRONGLY RECOMMENDED.  To do this will
  2656.  
  2657.         take only a few seconds and can save days of work.  Simply select the
  2658.         path to back up  the files to (i.e,  a: or c:\gsmate\backup) and  hit
  2659.  
  2660.         return.  Make sure  the backup disk is  in the appropriate drive  and
  2661.         that  the path  specified  exists.    The info.dat  (scout  records),
  2662.  
  2663.         adinfo.dat  (adult leader  records), config.cfg  (configuration file)
  2664.         and all  scout record data files (badge  and patch information, etc.)
  2665.  
  2666.         will be copied to the backup disk.  A message will be shown informing
  2667.         you of the success or non-success of the backup.  If an error message
  2668.  
  2669.         appears, check Appendix A for what the message means and solutions to
  2670.         solve the problem.
  2671.  
  2672.         Defaults/Updates  - this  option allows you  to change  the color and
  2673.         return address  defaults as well as update  the proficiency badge and
  2674.  
  2675.         interest  project  patch  lists,   troop  and  adult  positions   and
  2676.         Group/Project Names.
  2677.  
  2678.         Troop Positions
  2679.         You can enter  up to 30  troop positions.   No default positions  are
  2680.  
  2681.         included.
  2682.         Adult Positions
  2683.  
  2684.         You  can enter  up  to 30  adult positions.    Default positions  are
  2685.         included.
  2686.  
  2687.         Return Address
  2688.         You can enter up to five lines of seventy eight characters each for a
  2689.  
  2690.         default return address.  This return address  will be the default for
  2691.         envelopes as well as mail merge.
  2692.  
  2693.         City, State, Zip Code and Area Code
  2694.         You can  enter defaults  for the above  four items.   Every time  you
  2695.  
  2696.         enter a  new adult  or scout record,  the fields  for which you  have
  2697.         default values will be automatically inserted in the new record.
  2698.  
  2699.         Group/Project Names
  2700.  
  2701.  
  2702.                                         - 39 -
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.  
  2710.  
  2711.         You  can enter up to  9 Group/Project names.   You must first enter a
  2712.         code by which to identify each Group/Project.  This code will be used
  2713.  
  2714.         when entering group codes in individual scout and adult records.  You
  2715.         will then enter the  Group/Project name of up to 30 characters.  Note
  2716.  
  2717.         that o is a different code than O.
  2718.         Colors
  2719.  
  2720.         You can  choose the  default colors  for the background,  foreground,
  2721.         highlighted  message foreground  and highlighted  message background.
  2722.  
  2723.         As you enter  different numbers, the colors  will change to show  you
  2724.         what your selections would look like.
  2725.  
  2726.         For all  of the  above (except Badge  Lists), hit  [F10] to save  the
  2727.         defaults/updates or [ESC] to abort without saving.
  2728.  
  2729.         Delete  Bridge Files -  this option is used  when you manually change
  2730.         the bridge requirements  for a certain bridge.   Enter the bridge you
  2731.  
  2732.         wish to have deleted  (the bridge you changed) and hit RETURN.  After
  2733.         confirming that the deletion is to occur, GIRL SCOUTMATE  will delete
  2734.  
  2735.         all of the appropriate bridge files.  After the deletion is complete,
  2736.         you will  be  shown  how many  bridge  files were  deleted  and  then
  2737.  
  2738.         returned to the menu.
  2739.                                        [N] Quit
  2740.  
  2741.         This will end the  GIRL SCOUTMATE session.   The index will be  saved
  2742.         and the program will terminate returning to your operating system.
  2743.  
  2744.  
  2745.  
  2746.  
  2747.  
  2748.  
  2749.  
  2750.  
  2751.  
  2752.  
  2753.  
  2754.  
  2755.  
  2756.  
  2757.  
  2758.  
  2759.  
  2760.  
  2761.  
  2762.  
  2763.  
  2764.  
  2765.  
  2766.  
  2767.  
  2768.                                         - 40 -
  2769.  
  2770.  
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.  
  2775.  
  2776.  
  2777.                                       Appendix A
  2778.                                     Error Messages
  2779.  
  2780.         When backing up files, the following (error) messages can occur:
  2781.              Copy Successful - the backup was successfully performed.
  2782.  
  2783.              Source and Target are  the Same - you entered the GIRL SCOUTMATE
  2784.              directory as the backup path.  Change the backup path.
  2785.  
  2786.              Source file not found  - for some reason, the  program could not
  2787.              find the info.dat file.   Did you erase it?  If so,  you have to
  2788.              run install again or copy it  to the GIRL SCOUTMATE directory if
  2789.              it was previously backed up.
  2790.  
  2791.              Unable  to create target  file -   the target file  could not be
  2792.              created.  This means  that an invalid path was entered.  Enter a
  2793.              correct  path.   If  you need  to  create another  subdirectory,
  2794.              simply go  to DOS and use the md (make  dir) command to make the
  2795.              desired subdirectory.
  2796.  
  2797.              Data  Copy Failed - An undetermined error occurred.  Maybe a bad
  2798.              floppy disk is the cause.
  2799.                                  Installation Errors
  2800.  
  2801.         When installing  GIRL SCOUTMATE, errors  can occur.   If  you get  an
  2802.         Unable to Create Directory,  you most likely forgot to put in a colon
  2803.  
  2804.         (:)  after the drive letter.  Make  sure you put the destination path
  2805.         in this format: DRIVE:PATH.  Here are two examples of directories:
  2806.  
  2807.         c:\gsmate and e:\troop\gsmate\files.
  2808.         Here   are  the  specific  list   of  errors  that  the  installation
  2809.  
  2810.         verification procedure looks for:
  2811.         Error  #1 - GS.EXE file is missing 
  2812.         Error  #2 - GS.OVR file is missing 
  2813.  
  2814.                                     Overlay Errors
  2815.         GS.OVR is the  overlay file used.  After loading  GIRL SCOUTMATE, the
  2816.         overlay file will  be checked for  errors (system  or overlay).   The
  2817.         following errors can occur:
  2818.  
  2819.         Overlay Error #1 - Overlay  system error.  Reboot the system  and try
  2820.         again.  If the error persists, copy GS.OVR from the master disk.
  2821.  
  2822.         Overlay Error #2 -  Overlay not found.   Copy GS.OVR from the  master
  2823.         disk.
  2824.  
  2825.         Overlay Error #3 - Not enough memory.  Your system must have at least
  2826.         512K to run GIRL SCOUTMATE.
  2827.  
  2828.         Overlay Error  #4  - I/O  error reading  overlay.   The  file may  be
  2829.         corrupted.  Copy GS.OVR from the master disk.
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.                                         - 41 -
  2835.  
  2836.  
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.  
  2841.  
  2842.  
  2843.                                Other possible problems
  2844.         There has been a elusive problem with index corruption, even with the
  2845.  
  2846.         protection  methods programmed  into Girl Scoutmate.   If  your index
  2847.         ever  becomes  corrupted (you'll  know  when this  happens  - garbage
  2848.  
  2849.         begins appearing when you list names -- or you  may even get an error
  2850.         when printing records),  exit out of  Girl Scoutmate, type  del *.idx
  2851.  
  2852.         and then  rerun Girl  Scoutmate.  This  will fix  the problem.   This
  2853.         problem should occur rarely, if at all.
  2854.  
  2855.         If  GIRL SCOUTMATE ever aborts with an  error or hangs the system for
  2856.         some reason, please  note what steps  you did prior  to the hang  and
  2857.  
  2858.         contact me via phone or mail.  If there was any kind of error message
  2859.         (i.e.  Runtime  Error  #######-###),  write  that  down  also.   GIRL
  2860.  
  2861.         SCOUTMATE has  been thoroughly tested, but there  may be some obscure
  2862.         bugs  which weren't caught.   If GIRL  SCOUTMATE does abort,  none of
  2863.  
  2864.         your  data files should have been corrupted  (a routine was put in so
  2865.         that  if  it  aborts  during  program  execution  the  index  will be
  2866.  
  2867.         recreated  the  next  time  GIRL  SCOUTMATE  is  executed,  therefore
  2868.         excluding  all errors  that may have  occurred during  the unexpected
  2869.  
  2870.         abort of the program), so just run GIRL SCOUTMATE again.
  2871.  
  2872.  
  2873.  
  2874.  
  2875.  
  2876.  
  2877.  
  2878.  
  2879.  
  2880.  
  2881.  
  2882.  
  2883.  
  2884.  
  2885.  
  2886.  
  2887.  
  2888.  
  2889.  
  2890.  
  2891.  
  2892.  
  2893.  
  2894.  
  2895.  
  2896.  
  2897.  
  2898.  
  2899.  
  2900.                                         - 42 -
  2901.  
  2902.  
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.  
  2907.  
  2908.  
  2909.                                       Appendix B
  2910.                                   Try-Its Badge List
  2911.  
  2912.         Food Fun      1
  2913.      2  Dancercize
  2914.      3  Sports and Games
  2915.      4  Manners
  2916.      5  Good Food
  2917.      6  Safety
  2918.      7  Caring and Sharing
  2919.      8  People of the World
  2920.      9  Her Story
  2921.     10  Girl Scout Ways
  2922.     11  It's a Small World
  2923.     12  Listening to the Past
  2924.     13  Careers
  2925.     14  Play
  2926.     15  Science Magic
  2927.     16  Math Fun
  2928.     17  Numbers and Shapes
  2929.     18  Space Explorer
  2930.     19  Science in Action
  2931.     20  My Body
  2932.     21  Movers
  2933.     22  Colors and Shapes
  2934.     23  Puppets, Dolls and Plays
  2935.     24  Music
  2936.     25  Art to Wear
  2937.     26  Creative Composing
  2938.     27  Me and My Shadow
  2939.     28  Artful Architecture
  2940.     29  Outdoor Happenings
  2941.     30  Plants and Animals
  2942.     31  Outdoor Fun
  2943.     32  Earth and Sky
  2944.     33  Outdoor Adventurer
  2945.     34  Water Everywhere
  2946.     35  Earth is our Home
  2947.     36  Our Own Council's
  2948.  
  2949.  
  2950.  
  2951.  
  2952.  
  2953.  
  2954.  
  2955.  
  2956.  
  2957.  
  2958.  
  2959.  
  2960.  
  2961.  
  2962.  
  2963.  
  2964.  
  2965.  
  2966.                                         - 43 -
  2967.  
  2968.  
  2969.  
  2970.  
  2971.  
  2972.  
  2973.  
  2974.  
  2975.                                   Proficiency Badges
  2976.  
  2977.         1. Dabbler                   and Tomorrow)       77. Video
  2978.            (Well-Being)          38. Aerospace               Production
  2979.         2. Across                39. Business-Wise       78. Visual Arts
  2980.            Generations           40. Car Care            79. Dabbler
  2981.         3. Becoming a Teen       41. Computer Fun            (Out-of-Doors)
  2982.         4. Caring for            42. Do-It-Yourself      80. Eco-Action
  2983.            Children              43. Food, Fibers        81. Ecology
  2984.         5. Collecting                and Farming         82. Finding Your
  2985.            Hobbies               44. Geology                 Way
  2986.         6. Doing Hobbies         45. Math Whiz           83. Frosty Fun
  2987.         7. Exploring             46. Money Sense         84. Hiker
  2988.            Healthy Eating        47. Ms. Fix-It          85. Horse Lover
  2989.         8. Family Living         48. Plants and          86. Horseback Rider
  2990.            Skills                    Animals             87. Outdoor Cook
  2991.         9. First Aid             49. Puzzlers            88. Outdoor
  2992.         10. Health and           50. Ready for               Creativity
  2993.             Fitness                  Tomorrow            89. Outdoor Fun
  2994.         11. Healthy              51. Science in          90. Outdoor Fun in
  2995.             Relationships            Action                  the City
  2996.         12. Making               52. Science Sleuth      91. Small Craft
  2997.             Decisions            53. Science in the      92. Swimming
  2998.         13. Making Hobbies           Worlds              93. Troop Camper
  2999.         14. My Self-Esteem       54. Sky Search          94. Walking for 
  3000.         15. Pet Care             55. Water Wonders           Fitness
  3001.         16. Safety Sense         56. Weather Watch       95. Water Fun
  3002.         17. Sports               57. Dabbler (Arts)      96. Wildlife
  3003.         18. Sports Sampler       58. Architecture        97. Careers
  3004.         19. Dabbler              59. Art in the Home     98. Communication
  3005.             (People)             60. Art in the          99. Healthy Living
  3006.         20. Active Citizen           Round               100. Helping in
  3007.         21. Celebrating          61. Art to Wear              Your Community
  3008.             People               62. Books               101. Leadership
  3009.         22. Creative             63. Ceramics and        102. Looking Your
  3010.             Solutions                Clay                     Best
  3011.         23. Geography Fun        64. Communication       103. Technology
  3012.         24. Girl Scouting            Arts                104. Wider 
  3013.             in the U.S.A.        65. Dance                    Opportunities
  3014.         25. Girl Scouting        66. Drawing and         105. Your Outdoor
  3015.             Around the               Painting                 Surroundings
  3016.             World                67. Folk Arts           106. Our Own
  3017.         26. Junior Citizen       68. Jeweler                  Council's
  3018.         27. Local Lore           69. Music Lover         107. Our Own
  3019.         28. My Community         70. Musician                 Troop's
  3020.         29. My Heritage          71. Photography
  3021.         30. Native People        72. Popular Arts
  3022.             of the U.S.A.        73. Prints and
  3023.         31. On My Way                Graphics
  3024.         32. The World in My      74. Textiles and
  3025.             Community                Fibers
  3026.         33. Traveler             75. Theatre
  3027.         34. Women Today          76. Toymaker
  3028.         35. Women's Stories
  3029.         36. World Neighbors
  3030.         37. Dabbler (Today
  3031.  
  3032.                                         - 44 -
  3033.  
  3034.  
  3035.  
  3036.  
  3037.  
  3038.  
  3039.  
  3040.  
  3041.                                Interest Project Patches
  3042.  
  3043.         1. Dabbler (Well-Being)              53.Dabbler (Out-of-Doors)
  3044.         2. Child Care                        54.Camping
  3045.         3. Creative Cooking                  55.Eco-Action
  3046.         4. Emergency Preparedness            56.Outdoor Survival
  3047.         5. Sports                            57.Water Sports
  3048.         6. Fashion/Fitness/Makeup            58.Wildlife
  3049.         7. Skills for Living                 59.Horse Sense
  3050.         8. Tune in to Well-Being             60.Paddle, Pole and Roll
  3051.         9. Collecting                        61.Animal Observation
  3052.         10.Family Living                     62.Backpacking
  3053.         11.Managing Stress                   63.Cycling
  3054.         12.Pets                              64.Orienteering
  3055.         13.Reading                           65.Skiing and Snow-Shoeing
  3056.         14.Dabbler (People)                  66.Smooth Sailing
  3057.         15.Community Time Capsule            67.Our Own Council's
  3058.         16.Global Understanding              68.Our Own Troop's
  3059.         17.Leadership
  3060.         18.Travel
  3061.         19.Do You Get The Message
  3062.         20.Heritage Hunt
  3063.         21.American Indian Lore
  3064.         22.Games
  3065.         23.The Law
  3066.         24.Understand Yourself and
  3067.            Others
  3068.         25.Women's History
  3069.         26.Dabbler (Today and Tomorrow)
  3070.         27.Auto Maintenance
  3071.         28.Career Exploration
  3072.         29.Energy Awareness
  3073.         30.Money Management
  3074.         31.Plant Culture
  3075.         32.High-Tech Communication
  3076.         33.Audiovisual Production
  3077.            Advanced
  3078.         34.Audiovisual Production Basic
  3079.         35.Computers
  3080.         36.Entrepreneurship
  3081.         37.Geology
  3082.         38.Space Exploration
  3083.         39.Dabbler (Arts)
  3084.         40.Folk Arts
  3085.         41.Music
  3086.         42.Photography
  3087.         43.Visual Arts
  3088.         44.The Plays The Thing
  3089.         45.Invitation to Dance
  3090.         46.Artistic Crafts
  3091.         47.Creative Writing
  3092.         48.Fashion Design and Clothing
  3093.         49.Museum Discovery
  3094.         50.Prints and Graphics
  3095.         51.The Performing Arts
  3096.         52.Weaving
  3097.  
  3098.                                         - 45 -
  3099.  
  3100.  
  3101.  
  3102.  
  3103.  
  3104.  
  3105.  
  3106.  
  3107.                                       Appendix C
  3108.  
  3109.                                   Customized Reports
  3110.  
  3111.         Scout Variables
  3112.         ^sfname - First Name
  3113.         ^slname - Last Name
  3114.         ^saddress1 - Address Line #1
  3115.         ^saddress2 - Address Line #2
  3116.         ^scity - City
  3117.         ^sstate - State
  3118.         ^szip - Zip Code
  3119.         ^sphone - Phone Number
  3120.         ^sheight - Height
  3121.         ^sweight - Weight
  3122.         ^sdob - Date of Birth
  3123.         ^sschool - School
  3124.         ^1pgnname - First Parent/Guardian's Name
  3125.         ^1pgnad1 - First Parent/Guardian's Address Line #1
  3126.         ^1pgnad2 - First Parent/Guardian's Address Line #2
  3127.         ^1pgncity - First Parent/Guardian's Business City
  3128.         ^1pgnstate - First Parent/Guardian's State
  3129.         ^1pgnzip - First Parent/Guardian's Zip Code
  3130.         ^1pgnhphone - First Parent/Guardian's Home Phone Number
  3131.         ^1pgnwphone - First Parent/Guardian's Work Phone Number
  3132.         ^2pgnname - Second Parent/Guardian's Name
  3133.         ^2pgnad1 - Second Parent/Guardian's Address Line #1
  3134.         ^2pgnad2 - Second Parent/Guardian's Address Line #2
  3135.         ^2pgncity - Second Parent/Guardian's City
  3136.         ^2pgnstate - Second Parent/Guardian's State
  3137.         ^2pgnzip - Second Parent/Guardian's Zip Code
  3138.         ^2pgnhphone - Second Parent/Guardian's Home Phone
  3139.         ^2pgnwphone - First Parent/Guardian's Work Phone Number
  3140.  
  3141.         Adult Variables
  3142.         ^afname - First Name 
  3143.         ^alname - Last Name 
  3144.         ^ahaddress1 - Home Address Line #1 
  3145.         ^ahaddress2 - Home Address Line #2 
  3146.         ^ahcity - Home City 
  3147.         ^ahstate - Home State 
  3148.         ^ahzip - Home Zip Code 
  3149.         ^ahphone - Home Phone Number 
  3150.         ^abaddress1 - Business Address #1 
  3151.         ^abaddress2 - Business Address #1 
  3152.         ^abcity - Business City 
  3153.         ^abstate - Business State 
  3154.         ^abzip - Business Phone 
  3155.         ^abphone - Business Phone 
  3156.         ^aposition1 - First Position in troop 
  3157.         ^aposition2 - Second Position in troop 
  3158.         ^aposition3 - Third Position in troop
  3159.         ^aposition4 - Fourth Position in troop
  3160.  
  3161.         Other Variables
  3162.         leg(field,"[char]")
  3163.  
  3164.                                         - 46 -
  3165.  
  3166.  
  3167.  
  3168.  
  3169.  
  3170.  
  3171.  
  3172.  
  3173.         This  variable takes  the length  of the  specified field  and prints
  3174.         [char] that many times.
  3175.  
  3176.         no ff
  3177.         This will tell GIRL SCOUTMATE not to form feed after each record (but
  3178.         it will still form feed at the end of page).  To do this, on the very
  3179.         first line of your report,  type "no ff".   Don't forget, it must  on
  3180.         the very first line AND by itself in order for this to work.
  3181.  
  3182.                                       Example 1
  3183.  
  3184.         leg(^sfname,"-")-leg(^slname,"-")
  3185.         |^sfname ^slname|
  3186.         ---------------------------------------------------------------------
  3187.         |                                                                   |
  3188.         ---------------------------------------------------------------------
  3189.  
  3190.         Say the scout currently being read is Tammy Johnson, this will print:
  3191.  
  3192.         ---------------
  3193.         |Tammy Johnson|
  3194.         ---------------------------------------------------------------------
  3195.         |                                                                   |
  3196.         ---------------------------------------------------------------------
  3197.  
  3198.         This example is  on your master disk (disk #2 if  using 5 1/4" disks)
  3199.         under  the name  sample.frm.  This  is known as  a general worksheet.
  3200.         There are two other sample forms on the master disk called testa.frm,
  3201.         which is a sample  of ALL of the  possible leg (length) and  variable
  3202.         functions for adults, and testb.frm, which is a  sample of ALL of the
  3203.         possible leg (length) and variable functions for scouts.
  3204.  
  3205.         Note that  there was  an extra -  in the  first line.   It has  to be
  3206.         included to  account for the black  space between the first  and last
  3207.         name.
  3208.  
  3209.                                       Example 2
  3210.  
  3211.         Dear ^1pgnname:
  3212.  
  3213.         Your daughter,  ^sfname, has not  been actively participating  in the
  3214.         troop.  Please contact me so that we may set up an arrangement.
  3215.  
  3216.         Troop Leader Reilly
  3217.  
  3218.  
  3219.         If the first parent's name was Joe Johnson, it would print:
  3220.  
  3221.  
  3222.         Dear Joe Johnson:
  3223.  
  3224.         Your  daughter,  Tammy, has  not been  actively participating  in the
  3225.         pack.  Please contact us so that we may set up an arrangement.
  3226.  
  3227.         Troop Leader Reilly
  3228.  
  3229.  
  3230.                                         - 47 -
  3231.  
  3232.  
  3233.  
  3234.  
  3235.